01.PROBLEMATIQUE

Nul n’ignore l’importance que revêt la tenue de la comptabilité dans une entité. En fait, une bonne organisation de cette comptabilité est devenue une nécessité dont aucune entité ne peut se passer si elle veut atteindre des résultats satisfaisants.

En effet, la comptabilité est une mémoire écrite des opérations, elle enregistre d’une manière régulière et systématique tous les faits affectant le patrimoine de l’entité. Il s’avère dont impérieux qu’elle soit bien organisée. Ainsi, l’on parle de l’organisation comptable qui constitue un préalable indispensable sur lequel s’appuiera la comptabilité en vue d’atteindre ses objectifs. Une mauvaise organisation comptable pouvait avoir des conséquences néfastes sur la tenue régulière de la comptabilité.

L’organisation comptable peut être comprise comme l’ensemble de moyens matériels, humains et autres mis en œuvre pour l’exécution des travaux comptables dans une entité. Les institutions du fret étant des entités, elles sont censées disposer d’une comptabilité bien organisée dans le but de satisfaire les besoins d’informations.

Ainsi, la présente étude s’intéresse à la problématique de l’organisation comptable dans une entité publique, en l’occurrence l’Office de gestion du fret multimodal, « OGEFREM », en sigle.

D’où, les préoccupations suivantes feront l’objet du présent travail :

Ø L’OGEFREM dispose-t-il d’une bonne organisation comptable ?

Ø Cette organisation comptable permet-elle la satisfaction de besoins d’information ?

02.HYPOTHESE DE L’ETUDE

Nous partirons de l’hypothèse selon laquelle l’OGEFREM disposerait d’une bonne organisation comptable qui, pour ce faire, lui permettrait la satisfaction des besoins d’information.

Nous tenterons, à l’issue de nos investigations, de vérifier cette hypothèse.

03.CHOIX ET INTERET DU SUJET

Le choix porté sur notre sujet répond à un souci majeur, celui de voir l’OGEFREM disposer d’une bonne organisation comptable, étant donné le rôle que celui-ci joue au sein de la société. Ainsi, nous pensons pouvoir participer à l’amélioration de la gestion de cette entité publique.

04.METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES

La réalisation du présent travail a nécessité l’usage de certaines méthodes et techniques scientifiques, notamment :

Ø La méthode descriptive : celle qui nous a aidé à décrire l’organisation comptable telle que conçue et réalisée au sein de l’OGEFREM.

Ø La technique documentaire par la lecture de la documentation disponible et la technique d’interview qui nous a permis de s’entretenir avec les responsables de cette entité.

05.DELIMITATION SPATIO-TEMPORELLE

La présente étude est délimitée dans le temps et dans l’espace.

Ø Dans le temps, elle couvre la période de trois ans, allant de 2014 à 2016 ;

Ø Dans l’espace, l’OGEFREM constitue notre champ d’investigations.

06.DIFFICULTES RENCOTREES

Réaliser un travail scientifique ne manque pas d’obstacles ou difficultés, pour notre cas, nous avons connu des multiples difficultés liées aux finances, au temps à consacrer pour les recherches, à la collecte des données, ainsi qu’à leur traitement et analyse.

07.CANEVAS DU TRAVAIL

Outre l’introduction et la conclusion, ce travail comporte deux parties, chacune constituée de deux chapitres.

La première partie, consacrée à l’approche théorique, aborde les notions sur les concepts de base au premier chapitre et celles sur l’organisation comptable au second.

La deuxième partie, qui se penche sur l’approche pratique, examine la présentation de l’OGEFREM au troisième chapitre et l’appréciation de l’organisation comptable de ladite entité au quatrième chapitre.

PREMIERE PARTIE :

APROCHE THEOIQUE DE L’ETUDE

CHAPITRE I : ETUDE DE CONCEPTS DE BASE

Ce chapitre traite des concepts de base liés à notre étude.

I.1. NOTIONS SUR L’ENTITE

L’entité est la combinaison d’un ensemble des facteurs, agencés en vue de produire et d’échanger des biens et de service avec d’autres agents économiques.

Le mécanisme du fonctionnement de l’entité peut être présenté sous forme d’un schéma simple. Son but est de transformer des biens et des services acquis, pour fournir des biens ou des services à d’autres agents économiques. L’activité d’entité est donc fondée sur une activité de production et d’échange. Son capital est constitué à un montant donné par un ensemble de biens ou « actif », tel que bâtiments, machines, matières première… leurs évaluations constitue l’actif du bilan de l’entité.

I.1.1. DEFINITION DE L’ENTITE

Le concept « entité », peut être défini de plusieurs manières :

L’entité peut être définie comme une unité économique organisée qui, par la combinaison des facteurs de production, produit des biens et ou des services pour un marché déterminé en poursuivant des objectifs multiples.

D’après Alphonse VERHULST, l’entité est une cellule économique où sont combinés, à l’initiative et sous la responsabilité de l’entrepreneur, les facteurs natures, travail et capital, en vue de production de biens et services dans un but du lucratif.[1]

I.1.2. ROLE ET IMPORTANCE DE L’ENTITE

L’entité joue un rôle important dans le milieu où elle est installée. Elle participe au développement économique du pays par :

Ø La création de richesse ;

Ø La distribution de revenu ;

Ø L’amélioration du bien-être social ;

Ø La création de l’emploi.

I.1.3. FONCTION DE L’ENTITE

HENRY FAYOL a inventé la notion de fonction qu’il a définie comme un ensemble d’activité ou opération centrée sur le service d’une ou plusieurs techniques en vue de la réalisation d’une partie des objectifs de l’entité.

Selon FAYOL, les fonctions sont hiérarchisées. La fonction administrative est la plus importante. C’est d’elle que dépend réellement de toutes les autres et qui conditionne la marche de l’entité d’une manière générale.[2]

Ø Fonction administrative

Elle est la fonction d’une entité qui conditionne la marche générale de celle-ci cette fonction diffuse cinq impératifs à savoir : Administrative c’est prévoir, organiser, commander, Coordonner et contrôle.

Ø Fonction financière

Elle a pour rôle le maintien de l’équilibre financier de l’entité.

Dans le temps et en mettent à la disposition de celle-ci des majeurs financiers pour produire et aussitôt rendre dans les meilleures conditions de rentabilité.

Ø Fonction comptabilité

Cette fonction a pour mission de recueillir, d’enregistrer, traiter et de fournir les informations économiques financière à toute personne intéressée à l’entité. Elle se subdivise en différentes branches ou services notamment : - comptabilité générale ; - comptabilité analytique de gestion ; - comptabilité fournisseur ; - comptabilité client ; Etc.

Ø Fonction commerciale

Elle est l’une des fonctions la plus importante dans une entité car c’est d’elle que dépendent les ventes des produits et de service qui sont des opérations ou mouvement qui enrichissent l’entité.

Ø Fonction technique

Elle est chargée du maintien et de la maintenance de l’outil de production de l’entité.

Ø Fonction sécurité

Dans cette fonction les mesures de sécurité sont imposées par le code du travail afin d’éviter des perturbations dans le processus du développement de la vie de l’entité. Il convient de protéger les hommes qui de par travail sont exposés à des dangers (Accident de travail, maladie professionnelle ; etc.)

Ø Fonction des ressources humaines

Cette fonction humaine et sociale incombe en partie à tous ceux qui dans l’entité sont chargés du commandement, recrutement et la formation des salariés.

Ø Fonction informatique

Cette fonction est nouvelle, mais très importante actuellement dans tous les secteurs et surtout dans la vie économique, elle joue un rôle de traitement automatique de l’information par l’outil informatique qui est l’ordinateur. En fait cette fonction est dispensable dans toutes les entités quel que soit sa taille ou nature d’activité.

I.1.4. CARACTERISTIQUES DE L’ENTITE

Toute entité exige une accumulation préalable des ressources de financement et l’organisation d’une capacité productive, plaçant ainsi l’activité au cœur de la circulation d’un ensemble de flux.

Toute entité du secteur privé ou/et toute entité d’économie mixte à un objectif principal privilégié, c’est la maximisation de profit[3].

I.1.5. CRITERES DE CLASSIFICATION DE L’ENTITE

La classification des entités dans un environnement économique donné dépend des actions politico-sociales mises en place par le gouvernement du pays, il faut penser plus particulièrement au système économique adopté. Pour cela, il existe plusieurs critères pour classifier l’entité.

v D’après leur production, on distingue :

ü Les entités de production de bien : ce sont les entités qui par leur travail produisent de bien quelle livre à la clientèle. Tel est le cas des entités de construction, des entités agricoles…

ü Les entités de production des services : il s’agit des entités qui rendent de services au tiers. Exemple : des entités de transport, commercial, assurance…

v D’après les secteurs, on distingue :

ü Des entités du secteur primaire : en sont les entités qui exploitent un élément naturel

a. Les entités du secteur secondaire : en d’autre terme, sont des entités industrielles, celle qui appartient des matières minières procèdent à la fabrication de produit fini quel livre à la clientèle.

b. Les entités du secteur tertiaire : celle-ci sont purement

Administrative rendent et produise les services. Exemple : les cabinets d’avocats, les banques, administration publique…

D’après la taille

Ø Les petites et moyennes entités(PME)

Ø Les grandes entités

D’après le régime

Ø Les entités privées : sont des entités qui sont

Caractérisent par la détention de tout moyen privé.

Ø Les entités mixtes : elles sont appelées « entité

D’économie mixtes » c’est-à-dire, il y a la participation des privés et de l’état dans le capital.

D’après la forme

Ø Les entités individuelles : sont souvent les entités

Familles ou l’entité fournit lui-même ou avec la famille les facteurs de production c’est le cas de l’artisanat.

Ø Les entités sociétaires : celle de plusieurs

Personnes fournissent les facteurs de production et ses personnes appelées « associés » ou « actionnaire » qui ont mis ensemble ou en commun leurs apports en vue de la constitution du capital social.

I.2. GENERALITE SUR LA COMPTABILITE

La comptabilité est à la fois une science et une technique, il s’agit de la science et de la technique des comptes. Elle est une science en ce sens qu’elle a des principes immuables consignés dans le plan comptable national en rapport avec cet aspect, il est à noter que la comptabilité en tant que science reste la même à travers l’univers et les différents plans comptables.

Elle est aussi une technique parce qu’elle exige l’observation, le raisonnement, la méthode, l’ordre et la propriété, enregistre systématique et regroupement de tout élément qui affectent le patrimoine de l’entité dans les comptes de situations de gestion ou d’exploitation.

I.2.1. HISTORIQUE DE LA COMPTABILITE

Depuis l’origine de l’homme. Nous trouvons dans toutes les anciennes civilisations des preuves de l’existence de la comptabilité. La comptabilité nous est venue de l’ancienne : Egypte vers 2800 av J-C, de Babylone vers 200 av J-C, de la crête vers 2000 av J-C, des hébreux vers 900 ans avant J-C, la Grèce± 500 ans av J-C, la Rome antique.

Cette comptabilité simple, par laquelle le caissier ou le comptable notaient les entrées et les sorties de caisse, les achats et les ventes, est devenue avec le temps une variable science.

L’évolution et la révolution industrielle ont intercalé entre achat et la vente une série d’opérations qui ont obscurci la relation achat-vente : stockages, transformations, salaires, financièrement de l’entité, investissement, etc…

Ces opérations ont fait sentir la nécessité d’une notification, d’une tenue des comptes donc d’une comptabilité, pour les besoins de la gestion.[4]

La nécessité de tenir des comptes de personnes (les créances et dettes des correspondants) est apparue la première. Par extension, on a songé à tenir compte pour l’ensemble des biens possédés et en fin un compte ne traçant les gains et les pertes monétaires, cet ensemble des comptes conduisant à l’élaboration du système dit de la « partie double ». Les historiens estiment que cette comptabilité est apparue vers 1340 à gènes. En 1494 apparut le premier ouvrage édite par LUCA PACCIOLI, intitulé « summade arithmetica, proportion et proportionalita » en énonçant les principes fondamentaux dans le chapitre relatif aux transactions et aux écritures.

Depuis cette date, la comptabilité à partie double, bien que s’étant enrichie des développements techniques, n’a pas subi de changement fondamental. Toutefois, malgré la possibilité d’introduire une comptabilité de patrimoine, les comptes utilisés restaient étroitement liés à la notion de recettes et dépenses et la tenue des comptes ne s’écartant pas du domaine.

I.2.2. DEFINITION DE LA COMPTABILITE

Il existe une multitude des définitions de comptabilité. Dans le cadre de notre travail, nous opterons pour celles-ci :

Ø Selon VAES, la comptabilité est une discipline a pour but d’imaginer, d’établir et de mettre en œuvre des méthodes coordonnées de sélection d’enregistrement, d’analyse et d’interprétation de séance de faits exprimables afin d’évoluer d’une part, la consistance du patrimoine d’une entité a une données et d’autre part, les composantes des résultants de l’activités et pendant une période de temps.[5]

Ø Pour PEROCHON, la comptabilité est une technique d’information quantitative décrivant en unités monétaires, l’activité et la situation de toute entité économique (et plus spécialement de l’entité.)[6]

Ø D’après KINZONZI, la comptabilité est une technique de recueil de traitements, de contrôle et de l’exploitation des informations économiques, financière intéressant la gestion.[7]

Par ailleurs, la comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant :

v De saisi, Classer, enregistrer les informations les données de base chiffrées ;

v De fournir, après traitement approprie, un ensemble d’information conforme, aux besoins des divers utilisateurs intéressés.

I.2.3. ROLE DE LA COMPTABILITE

La comptabilité a pour rôle de rassembler, de conserver, de combiner des informations nécessaires à la gestion de l’entité et le présenter de manière utilisable.

I.2.4 BUT DE LA COMPTABILITE

La tenue des comptes est donc l’enregistrement et le classement de l’information monétaire, l’établissement de la situation périodique pour communiquer aux dirigeants, aux actionnaires et aux tiers des états financiers décrivant la situation du patrimoine, les résultats de l’activité ; et les changements dans la situation financière constituent le rôle du comptable et l’objet de toute comptabilité.

Cette vision technique du travail de préparation des comptes ne raconte cependant pas toute l’histoire et la mission des préparations et des réviseurs des comptes.

I.2.5. TYPES DE COMPTABILITE

La comptabilité dans l’entité est subdivisée en trois parties à savoir :

Ø Comptabilité générale ;

Ø Comptabilité analytique de gestion ;

Ø Et enfin, la comptabilité budgétaire.

I.2.5.1. COMPTABILITE GENERALE

Elle est définie comme un système d’information financière permettant d’enregistrer en unité monétaire les opérations commerciales et financières d’une entité ; de les classer, les grouper et les présenter de façon à rendre aisée la prise des décisions.

Elle rend compte des écritures de l’entité et se concrétise par les opérations économiques sous forme des flux externes, utilisées par la direction générale.

La comptabilité générale est le fondement incontournable du système des entités, la précision et la fiabilité de l’information fournie, garantie en effet une information de premier choix unique et incomparable pour l’analyse de la réalité et pour l’anticipation.

Elle est en fait la clé indispensable mais pas fortement suffisante pour ouvrir les ports de la gestion de l’entité, elle a comme mission :

Ø D’informer les tiers intéressés pour l’entité, les Banques, les organisations sociales, les analyses financières, les clients etc.

Ø De classer les charges et les produits par nature, gérer les comptes de bilan pour aboutir au compte de résultat.

La comptabilité générale est ouverte vers l’extérieur et elle est en communication avec ses différents marchés.

I.2.4.2. COMPTABILITE ANALYTIQUE DE GESTION

Elle permet au partenaire de l’entité de piloter en découpant les charges et les produits au niveau le plus fin. C’est juste une technique d’analyse et de reclassement des charges et des produits par distinction. Elle présente régulièrement les informations détaillées et précises, les coûts y afférent de manière optimale.

Bref, la comptabilité analytique de gestion reprend les données de la comptabilité générale pour les repartir autrement en vue d’en analyser en détails, les conditions d’exploitation et mesure dans l’ensemble de toutes les activités.

I.2.5.3. LA COMPTABILITE BUDGETAIRE

La comptabilité budgétaire ou comptabilité de gestion, est un mode de gestion consistant à traduire en programme d’actions chiffrés, appelés budgets, les décisions prises par la direction avec la participation des responsables.[8]

La comptabilité de gestion, est une modalité de gestion prévisionnelle qui se traduit par :

Ø La définition des objectifs traduisant ce que l’entité souhaite faire ou estime vouloir faire ;

Ø Une organisation permettant la prévision, sous forme des budgets, cohérant entre eux.

Ø La participation et l’engagement des responsables dans le cadre d’une gestion décentralisée ;

Ø Le contrôle budgétaire par la confrontation périodique de réalisations avec le budget, mettant en évidence des écarts et permettant toutes mesures de régulation pour les écarts remarquables (gestion par exception).

1.2.6. PRINCIPES COMPTABLES FONDAMENTAUX

Les principes et les règles permettent à un comptable de pouvoir bien tenir ses livres comptables dans les procédures d’enregistrement et d’appellation des pièces comptables.

La comptabilité est un langage qui doit assurer une fonction de communication et le bilan doit être établi selon les règles reconnues pour tous et il est adopté aux problèmes particuliers.

Ce principe n’énonce que l’autonomie des exercices s’effectué par le Canal des comptes de régularisation sur le plan pratique de la manière suivante : le produit et la charge sont comptabilisés au fur et à mesure qu’ils sont acquis ou qu’ils sont engagés, c’est-à-dire les charges et produits qui concernent effectivement un exercice sont rattachés à celui-ci.

A. PRINCIPE DE CONTINUITE

La vie de l’entité est illimitée, l’entité ou l’entité économique est créé pour une vie assez longue en vue lui permettre de réaliser son objectif social. A cause des amortissements pour remplacer les équipements et assurer une longue vie à l’entité.

B. PRINCIPE DE NORMALISME

Ce principe consiste à respecter la valeur nominale de la monnaie sans pour autant tenir compte des variations de son pouvoir d’achat.

Il suppose que l’unité monétaire est une unité de mesure stable et l’on peut additionner les unités monétaires des différentes époques. C’est un principe international.

C. PRINCIPE DE PRUDENCE

Le principe de prudence énonce que la comptabilité devrait présenter des états financiers reflétant des images fidèles de la situation des opérations de l’entité et devrait satisfaire dans le respect de la règle de prudences aux obligations de régularité et sincérité.

La prudence est définie comme l’appréciation raisonnable des faits enfin d’éviter les risques de transport sur l’avenir de l’incertitude pressentie susceptible de gérer le patrimoine et les résultats de l’entité.

D. PRINCIPE DE NON COMPENSATION

Ce principe précis que les éléments de l’actif et de passif doivent être évalués séparément. Aucune compensation ne peut être opère entre les postes d’actifs et du passif du bilan ou entre les postes de charges et produits du comptes résultat.

E. PRINCIPE DE FIXITE OU PERMANENCE DES METHODES

Ce principe énonce que la finalité d’information interne et externe de la comptabilité dans les documents annuels suppose donc une stabilité ; une permanence des méthodes de présentation et d’évaluation

La permanence des méthodes est seul principe qui rend possible les comparaisons dans le temps et dans l’espace. Il précise que tout changement des méthodes doit être signalé, justifie et explique dans leur conséquence dans l’annexe dans la mesure où une incidence significative sur le jugement que peut se faire l’entité à partir des documents publiés.

Ces principes sont selon SYSCOHADA révisé regroupés en deux catégories, à savoir : les postulats et les conventions comptables.

1. Les postulats comptables, cette catégorie comprend :

- les postulats comptables de l’entité ;

- les postulats comptables de la comptabilité d’encagement ou d’exercice ;

- les postulats comptables de la permanence des méthodes ;

- les postulats comptables de la spécialisation de l’exercice ;

- les postulats comptables de la prééminence de la réalité économique sur l’apparence juridique.

2. Conventions comptables, cette dernière comprend aussi :

- conventions comptables du coût historique ;

- conventions comptables de prudence ;

- conventions comptables de régularité et transparence ;

- conventions comptables de la correspondance du bilan d’ouverture et celui de la clôture ; et

- conventions comptables de l’importance significative.

Après ces concepts de base au prémier chapitre, le second traite des généralités sur l’organisation comptable.

CHAPITRE II : GENERALITES SUR L’ORGANISATION COMPTABLE

Ce chapitre est consacré aux notions générales sur l’organisation comptable à la première section et les aspects de celle-ci à la seconde section.

II.1. NOTIONS GENERALES

II.1.1. Définition de l’organisation comptable [9]

Etymologiquement, le mot organisation vient du grec « orgamen » qui signifie harmonie.

L’organisation est aussi définie comme étant la combinaison harmonieuse de l’ensemble des moyens nécessaires au fonctionnement d’une entité en vue d’obtenir les meilleurs rendements des capitaux, des matériels pour le minimum du prix de revient et le maximum de satisfaction des intérêts du personnel lié à l’entité.

L’organisation peut également être définit come étant l’ensemble des activités coordonnées qui ont pour objet d’établir et de maintenir les meilleures conditions du travail dans toutes les entités, dans tous les services publics et privées et qui sont fondés sur des principes et des méthodes résultant d’une recherche scientifique.

Nous voyons alors qu’une organisation sous-entend l’établissement d’une structure. Organisation c’est déterminer, énumérer et regrouper les activités requises pour atteindre les objectifs choisis. Pour bien atteindre ces objectifs, l’entité doit être équipée en ressources matérielles et humaines, elle doit aussi organiser sa comptabilité de façon à lui permettre de connaitre son état de santé financière à tout moment.

II.1.2. But de l’organisation comptable

« L’organisation comptable a pour but de satisfaire les besoins d’informations très variées de toutes les personnes intéressées par le fonctionnement d’une entité. »

II.1.3. Principes de l’organisation comptable

L’organisation comptable relève de l’organisation scientifique du travail (O.I.T). Elle utilise les mêmes principes :

- Préparation du travail : avant tout travail comptable, les différents documents contenant les informations de base sont triés, classés, parfois analysées et multiples ;

- Division du travail : l’analyse des opérations est confiée à un comptable et un teneur des livres procède à l’enregistrement dans le journal ; l’existence de plusieurs journaux permet la répartition du travail entre plusieurs personnes ;

- Simplification du travail : on évite par exemple les opérations de report par l’utilisation du décalage ou des tracées adoptés ;

- Regroupement des tâches : plusieurs opérations semblables de la journée peuvent être regroupées dans même article unique du journal.

II.2. ASPECTS DE L’ORGANISATION COMPTABLE

II.2.1. STRUCTURE DU SERVICE COMPTABLE [10]

« Suivant cette structure, le service de comptabilité est composé de trois (3) pool pour bien analyser et traiter les informations provenant des autres organes de l’entité. » Il s’agit de :

- Pool de la comptabilité générale ;

- Pool de la comptabilité analytique d’exploitation ;

- Pool de la comptabilité budgétaire.

Ainsi, l’organigramme du service comptable se présente de la manière suivante :

II.2.2. CONDITION DE TRAVAIL DU SERVICE COMPTABLE

« Le travail d’un comptable nécessite une forte concentration pour la bonne analyse, la bonne imputation et le bon enregistrement des écritures issues des informations des divers documents et recommande un minimum de confort et du cadre de travail bien adapté. Il faut alors :

- Une bonne aération (la climatisation) ;

- L’éclairage qui augmente la rapidité, améliore les conditions et permet un travail soigné ;

- La bonne couleur (teinte claire) qui marie avec l’éclairage ;

- L’absence du bruit : il est bien attendu que le bruit distrait et est nuisible à la santé et il est aussi à la base d’un mauvais travail[11]. »

II.2.3. SYSTEMES COMPTABLES

II.23.1. Définition du système comptable

Le système comptable peut être définit comme « un ensemble de registres permettant l’inscription chronologique des opérations dès que la comptabilité en a la connaissance. C’est un tout complexe organisé disposant des moyens et des règles visant à élaborer les informations comptables. »[12]

II.2.3.2. Types de système comptable

Il existe plusieurs systèmes, mais pour de raisons pratiques, nous traiterons principalement de trois, notamment :

- Le système classique ou système à journal unique ;

- Le système du journal-grand livre ;

- Le système centralisateur.

a) Système classique ou système à journal unique

« Partant du bilan d’ouverture et des pièce justificatives, les opérations sont chronologiquement enregistrées dans un journal unique, puis les montants reportés dans les comptes.

A partir des mouvements en débit et en crédit enregistrés dans les comptes, on tire les soldes débiteurs et créditeurs ; ce qui permet au comptable de dresser périodiquement des balances et, enfin d’exercice d’établir les comptes annuels[13]. »

Il y a lieu de noter que ce système est simple et facile utiliser. Cependant, son inconvénient majeur est qu’il est lent et source d’erreurs, car les travaux comptables sont confiés à un seul comptable.

Schématiquement, le système classique peut se présenter comme suit :

Source : J.KOLA, Comptabilité générale, Ed. CRIGED, Kinshasa, 2003 ; p.43

b) Système du journal grand-livre

« Ce système est aussi appelé système américain et consiste à placer d’une part le journal et d’autre une série de colonne doubles (débit et crédit) réservées aux comptes qui sont mouvementés régulièrement. Toute écriture inscrite au journal est simultanément transcrite par un simple transfert des montants dans les colonnes du grand livre ».

Ce système permet le contrôle régulier de la comptabilité à partie double, la vie globale de la situation de l’entité et la mise à jour des comptes effectués de façon rapide.

Les inconvénients de ce système sont les suivants :

- Il ne convient pas lorsque le comptable a beaucoup de comptes à manier ; les dimensions du livre étant limitées ;

- Les montants à reporter ou reportés sont nombreux pour accroitre le risque d’erreurs et d’omissions.

Schématiquement, ce système peut se présenter de la manière suivante :

Tableau n°1 : Système du journal grand livre

N°

DATES

LIBELLES

SOMMES

MARCH.

MOBILER

MATERIEL

CLIENTS

FOURN.

CAISSE

BANQUE

CAPITAL

Source : S. ZAMAMBU et TUZOLANA, op.cit., p374

c) Système centralisateur

Avec ce système, »on éclate le journal unique en plusieurs journaux dits auxiliaires. En pratique, les opérations comptables de chaque journal peuvent être classées dans quelques catégories à savoir les achats, les ventes, les caisses, la banque, les effets à recevoir, les effets à payer et les opérations diverses.

Ainsi, pour une question de facilité, on décide de grouper les mêmes opérations avant de les inscrire au journal. On décide ensuite d’ouvrir un journal particulier pour chaque catégorie d’opérations au lieu d’un journal unique.

On a donc un :

- Journal des achats dans lequel on enregistre toutes les opérations d’achat sur bas de factures reçues des fournisseurs. Le comptable peut le scinder en journal auxiliaire des achats à crédit et celui des achats au comptant ;

- Journal des ventes qui enregistre toutes les opérations de ventes à partir de duplicata des factures envoyées aux clients. Le comptable peut l’éclater en journal des ventes au comptant et en celui des ventes à crédit ;

- Journal de caisse où l’on comptabilise toutes les opérations qui affectent la caisse le comptable tient :

· Un journal de caisse-recettes ;

· Un journal de caisse-dépenses.

… la liste des journaux n’est pas exhaustive. Chaque entité crée des journaux en fonction de son organisation[14]. »

Schéma du système centralisateur

Source : KANGODIE MALONGO, Op. Cit. p.120.

II.2.3.3. Composantes du système comptable

II.2.3.3.1. Documents comptables

Les documents comptables sont des documents qui sont utilisés pour la conservation et la diffusion de l’information. Nous distinguons :

- les pièces justificatives ;

- les livres comptables.

1. Pièces justificatives

Les pièces justificatives sont celles qui servent à la conservation de l’information

En fait, la pièce justificative peut être définie comme « le support matériel de l’information des actes des services opérationnels qui doit être impérativement communiqué au service comptable et confère selon sa nature une valeur probante aux écritures.[15] »

Disons que c’est un document de base qui est normalisé et établi en un ou plusieurs exemplaires, soit par tiers, soit par les services de l’entité[16].

Le service comptable ne peut pas accepter n’importe quel document. Ainsi, la pièce justificative n’est valable que si elle répond aux exigences suivantes :

- « Etre émise par une personne qualifiée ;

- Etre établie dans la forme prévue par le code de procédures internes de l’entité ;

- Etre contemporaine de l’acte qu’elle rapporte ;

- Etre transmise sans délai, autre que celui nécessaire à son établissement, au service comptable».

Nous distinguons deux types de pièce justificative :

- Les pièces justificatives internes : ce sont celles qui sont émises par les service de l’entité et destinées à d’autres services.

Exemple :

· Bon de sortie ;

· Bon d’entrée de caisse ;

· Bon de sortie de caisse ;

· Note de débit ;

· Note de crédit ;…

Les pièces justificatives externes : ce sont celles qui sont échangées entre l’entité et les tiers, justifiant les opérations effectuées.

Exemple :

· Extrait bancaire ;

· Bon de livraison ;

· Bon de réception ;

· Avis de débit

· Avis de crédit, etc.

Les pièces justificatives, qu’elles soient externes doivent circuler de manière continue et régulier dans l’entité, pour que l’information du service comptable soit complète et sure.

Il faut noter que les pièces justificatives doivent être conservées pendant une période de dix (10) ans.

2. Livres comptables

Nous distinguons principalement quatre livres comptable, à savoir :

- Le journal ;

- Le grand-livre ;

- La balance ;

- Le livre d’inventaire.

a) Journal

Le journal est défini comme « un registre qui enregistre toutes les opérations effectives au jour le jour par l’entité. »

En fait, journaliser les opérations, c’est les enregistrer au journal. Ainsi, journaliser, passer les écritures, passer les articles sont des expressions synonymes. Le journal a pour rôle :

- Mettre en évidence les comptes concernés par chaque opération ;

- Contrôle arithmétiquement la comptabilité à partie double par totalisation des débits et des crédits.

La tenue du journal est une nécessité d’autant plus que ce dernier permet de fixer le repère indispensable pour vérifier si toutes les Operations ont été portées aux rubriques intéressés. Il répond aux vœux du législateur qui exige que les commerçants tiennent notes de toutes les opérations au jour le jour.

Il existe plusieurs tracés du journal, mais généralement celui connu se présente de la manière suivante :

N° CD	N° CC	Dates et libellés	Montant D	Montant C

Source : ZAMAMBU L.S. et TUZOLANA B.L, Op.cit. , p. 68.

b) Grand-livre

Le grand livre est l’ensemble des comptes de l’entité. C’est aussi un registre qui regroupe les comptes en comptabilité générale ou des fiches de comptes classées dans un bac dans l’ordre du plan comptable.

Nous distinguons :

- « Le grand livre des comptes généraux : il comprend tous les comptes de la comptabilité générale et permet de dresser la balance des comptes généraux à partir de laquelle on établit le bilan final en passant par le tableau de formation du résultat ;

- Les grands livres auxiliaires : ils ne comprennent que quelques comptes de la comptabilité générale qui nécessitent une analyse approfondie. L’entité veillera à connaitre les dettes envers chaque fournisseur. Pour ce faire, la comptabilité doit avoir un compte à chaque fournisseur.

De même, pour les opérations effectuées avec le personnel, les associés, les clients, l’entité tient des comptes individuels[17]. »

c) Balance

« La balance est un tableau dans lequel sont regroupés les comptes du grand livre avec pour chacun d’eux le total du débit, celui du crédit et le solde qui en découle.[18] »

On distingue généralement la balance provisoire et la balance définitive.

La balance provisoire est celle qui est établie après l’enregistrement des opérations réalisées en cours d’exercice, avant toute écriture de régularisation.

La balance définitive est celle qui est élaborée après les écritures de régularisation de fin d’exercice, ainsi que celles de détermination du résultat.

Le plan comptable général congolais rend également obligatoire l’établissement d’une balance des comptes, mais ; sans souligner qu’elle devra contenir obligatoirement six colonnes ; avec comme conséquence que certaines entités se limitent à établir des balances des comptes à 4 colonnes, diluant ainsi les soldes d’ouverture dans les mouvements de l’exercice.

Il existe plusieurs types de balance, mais la plus utilisée est la balance à 6 colonnes, qui se présente comme suit :

Comptes		Solde initial		Mouvement	Solde final
	Intitulés	Débit	Crédit

	Totaux

Source : KANGODIE op.cit, p.59.

d) Le Livre d’inventaire[19]

Le livre d’inventaire est un livre sur lequel sont transcrits le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie de chaque exercice, ainsi que le résumé des opérations d’inventaire.

II.2.3.3.2. Manuel des procédures comptables

La procédure comptable est une marche à suivre par la comptabilité. Il faut des instructions pour indiquer la marche à suivre dans l’exécution des opérations comptables. Cette marche à suivre est obligatoirement mise par écrit dans les livres».

En fait, le manuel des procédures comptables est un document qui décrit les activités de l’entité dont la nécessité est soumise à la compréhension du système de traitement de l’information et la réalisation du contrôle. Il apparait comme un instrument qui détaille tout ce qui se fait dans l’entité.

II.2.3.3.3. Plan comptable

Le plan comptable peut être défini comme « un ensemble, un tout présenté sous forme de document contenant les dispositions qui visent l’uniformisation des comptabilités des entités et l’aspect doctrinal à travers les principes généraux qu’il définit[20].

Il peut également être défini comme un ensemble des règles qui porte adaptation et application des principes comptables fondamentaux au besoin et aux réalités d’un espace donné. Il est un aboutissement normal d’un processus de normalisation comptable.

Le plan comptable est d’une importance capitale dans la mesure où au sein d’une entité, diverses opérations doivent être enregistrées en comptabilité et ces opérations exigent l’ouverture des postes plus ou moins nombreux donnant chacun des renseignements bien particuliers. C’est ainsi qu’il est demandé aux comptables de connaitre précisément le pourquoi de l’ouverture de tel poste au lieu de tel autre. Il est évident que le nombre et la nature des postes différent d’une entité à une autre du fait de la spécificité de l’activité des entités.

Il faut noter que depuis 2010, la République Démocratique du Congo est devenu membre de l’organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires, « OHADA » en sigle.

En effet, avec l’OHADA, la RDC a remplacé le plan comptable général congolais par le système comptable OHADA (SYSCOHADA). Ce dernier est entré en vigueur en 2012, c’est-à-dire toutes les entités opérant en RDC ont l’obligation de l’appliquer.

Dans son article 18, l’acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière précise que les comptes du SYSCOHADA sont regroupés par catégories homogènes appelées classes : la répartition des opérations dans les classes de comptes se présente comme suit[21] :

- Classe 1 : concerne le passif du bilan et se rapporte aux ressources durables

- Classe 2 : concerne l’actif du bilan et se rapport aux charges immobilisées

- Classe 3 : concerne l’actif du bilan et se rapport aux stocks

- Classe 4 : se rapporte à l’actif et au passif du bilan et concerne les tiers

- Classe 5 : concerne l’actif du bilan et se rapporte aux titres de placement et aux Comptes financiers ;

- Classe 6 : se rapporte aux comptes de produits d’exploitation et charges financières ;

- Classe 7 : se rapporte aux comptes de produits d’exploitation et produits financiers ;

- Classe 8 : concerne les charges hors activités ordinaires et les produits hors activités ordinaires (compte de résultat hors activités ordinaires) ;

- Classe 9 : concerne les comptes de charges et les comptes de produits (comptabilité des engagements et comptabilité analytique de gestion).

II.2.3.3.4. Moyens humains et moyens matériels

a) Moyens humains

Les moyens humains représentent les hommes affectés au service comptable.

En fait, le personnel comptable doit être qualifié et compétent c’est pour dire que l’affectation du personnel comptable doit se faire en respectant le profil généralement requis.

Mais, les moyens humains seront variables d’une entité à autre. Toutefois, le principe la matière est que chaque agent du service comptable doit exécuter les actes qui correspondent à sa qualification.

Il est important donc lors de la définition des moyens humains, de bien marquer quels sont les travaux intellectuels et quel sont les travaux mécaniques n’exigeant aucune qualification particulière.

b) Moyens matériels

La mise en œuvre d’un système comptable exige la mise à disposition des moyens matériels, notamment :

- Des machine (ordinateurs, calculatrices, photocopieuses…) ;

- Des fournitures de bureau (bics, agrafeuses, perforateurs…) ;

- Des mobiliers de bureau (chaises, table, armoires.)

- Des locaux, etc.

II.2.4. METHODE COMPTABLES

II.2.4.1. Définition de méthodes comptables

Les méthodes comptables peuvent être définies comme des combinaisons d’écritures permettant de présenter les faits comptables ou la traduction en écriture d’un fait comptable[22].

II.2.4.2. Types de méthodes

Il existe plusieurs méthodes comptables, mais dans le cadre du présent travail, nous traiterons principalement des méthodes d’inventaire et celles de valorisation de sortie de stocks.

II.2.4.2.1. Méthodes d’inventaire

Nous distinguons :

- La méthode d’inventaire permettent ;

- La méthode d’inventaire intermittent ;

a) Méthode d’inventaire permanent

Cette méthode consiste à un enregistrement des mouvements d’entrée et de sortie suivis de valeur de leur valorisation. Elle permet de connaitre à tout moment en cours d’exercice, les existants en quantité et en valeur.

b) Méthode d’inventaire intermittent

Cette méthode consiste en un comptage périodique des stocks et permet de connaitre les existants à un moment précis et de calculer les sorties de la période entre cette date et la date du précèdent comptage.

II.2.4.2.2. Méthodes de valorisation de sorties de stocks

Les entités font usage des plusieurs méthodes pour calculer la valeur des sorties de stocks. Parmi ces méthodes nous distinguons :

- La méthode d’épuisement des lots ;

- La méthode du cout moyen pondéré.

a) Méthode d’épuisement des lots

Cette méthode a plusieurs variantes. Nous citerons principalement :

Ø La méthode FIFO (First in first out ou premier entré, premier sorti) :

Cette méthode considère que les matières ou les produits entrés en premier doivent sortir les premiers.

On évalue donc les sorties du magasin au cout des entres les plus anciennes[23].

Ø La méthode LIFO (Last en first out ou dernier entré premier sorti) : elle considère que ce sont les produits entrés les derniers qui doivent sortir les premiers. On évalue donc les sorties du magasin au coût des entrées les plus réalités

b) Méthodes du cout moyen pondéré

Cette méthode « consiste à calculer pour chaque matière ou marchandise, le cout, moyen unitaire pondéré en divisant le cout total des entrés successives par la quantité totale et appliquant ce cout ainsi déterminé aux sorties de la période considérée[24] »

Il existe plusieurs variantes de cette méthode, mais nous citons principalement celles qui suivent :

- La méthode du cout moyen pondéré de la période : elle ne tient pas compte du stock initial dans les calculs ;

- La méthode du cout moyen pondéré mobile ; elle tient compte du stock dans les calculs.

II.2.5. PROCEDES COMPTABLES

Les procèdes comptables peuvent être définis comme des moyens matériels utilisés pour l’exécution des taches comptable

Nous distinguons principalement deux procédés comptables, qui sont plus utilisés présentement, à savoir :

- Le procédé manuscrit ;

- Le procédé informatique.

a) Procédé manuscrit

Le procédé manuscrit est celui avec lequel les taches comptables sont exécutées à la main livre.

Nous citerons par exemple le remplissage des bordereaux de saisie. Ces derniers se présentent sous forme de grille codifiée. Il faut noter que les entités non informatisées (les petites et moyennes entités disposant des moyens très limités) utilisent le procédé manuscrit.

b) Procédé informatique

Le procédé informatique est celui qui fait usage de l’ordinateur pour l’exécution des taches comptables. En fait, ici les travaux comptables sont réalisés à la machine d’une manière automatique. Ainsi, du fait de nombreux avantages qu’il présente le procédé informatique s’impose une place de choix dans le traitement comptable.

Il y a lieu de noter que les entités les plus outillées en informatique font encore recours au procédé manuscrit pour l’exécution de certaines spécifiques.

II.3. SYSCOHADA REVISE

Adopté le 26 janvier 2017 à Brazzaville (Congo), l’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière (AUDCIF), vient succéder à l’Acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entités, en vigueur depuis le 1^er janvier 2001, pour les comptes personnels des entités, et le 1^er janvier 2002, pour les comptes consolidés et les comptes combinés.[25]

Publié au J.O le 15 février 2O17 il entrera en vigueur le 1^er janvier 2018, pour les comptes personnels des entités, et le 1^er janvier 2019, pour les comptes consolidés, les comptes combinés et les états financiers produits en normes IFRS.

Adopté en substitution à l’Acte uniforme du 24 mars 2000 portant organisation et harmonisation des comptabilités des entités, le nouvel Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière (AUDCIF) est un corpus juridique rénové, auquel est annexé le système comptable OHADA révisé (SYSCOHADA).

Le SYSCOHADA révisé comprend, d’une part, le plan comptable général OHADA et, d’autre part, le dispositif comptable des comptes consolidés et combinés.

Tenant compte des évolutions de la normalisation comptable internationale et des besoins financiers grandissants des économies des pays membres de l’OHADA, l’AUDCIF établit les normes comptables, le plan des comptes, les règles de tenue des comptes, de présentation des états financiers et de l’information financière.

Il vise les comptes personnels des entités, personnes physiques et morales, les comptes consolidés et les comptes combinés ; il comporte, en outre, des dispositions pénales.

Le nouveau texte répond ainsi à des attentes majeures des professionnels du chiffre et des acteurs économiques. Il fait par ailleurs écho à une prescription de la conférence des chefs d’Etat et de gouvernement des Etats membres de l’OHADA qui, réunie le 17 octobre 2013, avait relevé la coexistence de deux référentiels comptables dans l’espace géographique OHADA et instruit le conseil des Ministres de poursuivre la révision de l’Acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entités pour en faire l’unique référentiel en vigueur dans les Etats parties.

Moderne et en cohérence avec les autres Actes uniformes, le nouvel AUDCIF se singularise, entre autres, par :

- le maintien, aux côtés du système normal, du système minimal de trésorerie, réaménagé afin d’offrir la possibilité de tenir une comptabilité simplifiée en droits constatés, et l’abandon corrélatif du système intermédiaire que constituait le système allégé ;

- le relèvement substantiel du montant du chiffre d’affaires en deçà duquel les petites entités économiques sont éligibles au système minimal de trésorerie ;

- la reconnaissance clairement exprimée de la spécificité du système comptable des secteurs règlementés tout en réaffirmant que ces secteurs restent soumis au droit comptable OHADA ;

- l’obligation faite aux entités inscrites à une bourse des valeurs ou faisant appel public à l’épargne, de produire à l’intention des marchés financiers et autres instances de réglementation sectorielle, des états financiers en normes internationales d’information financière(IFRS), en sus de leurs états financiers individuels en normes SYSCOHADA ou selon le référentiel comptable spécifique à leurs activités ;

- la consécration de dispositions transitoires, pour permettre un passage efficient vers le nouveau référentiel.

- Toutes ces modifications méritent d’être abordées dans le fond pour permettre aux entités de se les approprier.

D’âpres le SYSCOHADA révise,

Les principes comptables sont groupés en deux catégories à savoir :

Ø Les postulats, et

Ø Les conventions

II.3.1. Les postulats comptables

II.3.1.1. Les postulats de l’entité

L’entité est considérée comme étant une personnalité morale ou un groupe autonome et distinct de ses propriétaires et de ses partenaires économiques. La comptabilité financière est fondée sur la séparation entre le patrimoine de l’entité et celui de ses propriétaires. Ce sont les transactions de l’entité et non celle des patrimoines qui sont prises en compte dans les états financiers de l’entité.

II.3.1.2. Les postulats de la comptabilité d’engagement ou d’exercice

Les effets de transactions et autres événements sont pris en compte dès que ces transactions ou événements se produisent et non pas au moment des encaissements ou paiements. Ils sont enregistrés dans les livres comptables et présentés dans les états financiers des exercices auxquels ils se rattachent.

II.3.1.3. Postulats de la permanence des méthodes

Les mêmes méthodes de prise en compte, de mesure et présentation soient utilisées par l’entité d’une période à l’autre. La comptabilité et la cohérence des informations comptables en cours de période successives impliquent la permanence des méthodes d’évaluation et de présentation.

II .3.1.2. Postulats de la spécialisation de l’exercice

La line de l’entité étant découpée en périodes appelée « exercice » à l’issu desquels sont publiés des états financiers annuels, il donc rattacher à cheque exercice, tous les produits et charges qui le concernent (n’y mettre que les produits et charges y concernés), et ceux – la seulement.

II.3.1.4. Le postulat de la prééminence de la réalité Economique sur l’apparence juridique

Les transactions et autres événements sont à enregistrer et présenter en accord avec leur substance et réalité économique et non pas seulement selon leur forme juridique

II.3.2. Les conventions comptables

II.3.2.1. Convention du coût historique

La méthode d’évaluation des éléments inscrits en comptabilité est fondée sur les conventions du coût historique, c’est-à-dire sur la base de leur valeur à la date de leur constatation sans tenir compte des effets de variations de prix ou d’évaluation du pouvoir d’achat de la monnaie.

II.3.2.2. Convention de prudence

La prudence est l’appréciation raisonnable des faits dans les conditions d’incertitudes afin d’éviter le risque des transferts sur l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de braver le patrimoine ou le résultat de l’entité. Les actifs et les produits ne doivent pas être surévalués, et le passif et les charges ne doivent pas être sous-évalués.

II.3.2.3. Convention de régularité et transparence

Ce concept inclus :

Ø La conformité aux règles et procédures du système :

Comptables OHADA, au plan comptable et si sa terminologie, si ces présentations d’états financiers (notion de régularité),

Ø Le respect de la règle de non compensation, dont

L’inobservation entrainerait des confusions juridiques et économiques et fausserait l’image que doivent donner les états financiers annuels. Sont uniquement autorisées, les compensations juridiquement fondées en vertu de la loi ou du contrat.

II.3.2.3 Convention de la correspondance du bilan d’ouverture et celui de la clôture

Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent.

II.3.2.4. Convention de l’importance significative

Cette convention voudrait que soient mises en évidence toutes les informations susceptibles d’influencer le jugement que les destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l’entité. Pour une élaboration des états de synthèses, les législateurs OHADA veulent que ces postulats et conventions soient du strict respect par les états membres.

Après les généralités conceptuelles à la première partie, la seconde traite du cas pratique.

DEUXIEME PARTIE :

APROCHE PRATIQUE DE L’ETUDE

CHAPITRE III : PRESENTATION DE L’OFFICE DE GESTION DU FRET MULTIMODAL (OGEFREM)

Ce chapitre aborde la prise de connaissance de notre champ d’investigation, en l’occurrence l’office de Gestion du Fret Multimodal, « OGEFREM » en sigle.

III.1. APERCU HISTORIQUE

L’OGEFREM est né de la volonté de l’Etat congolais à se conformer aux recommandations et dispositions des instances internationales relatives à un nouvel ordre maritime que celles-ci venaient d’instituer.

En peut, il a été créé par ordonnance n°80/256 du 12 novembre 1980 comme une entité publique.

En effet, les pays en voie de développement bien que générateur de 90% du trafic maritime, ont longtemps été marginalisés de l’industrie de transport maritime, qui pourtant devant leur profiter pleinement du fait de leur large contribution à la production du fret transporte.

Dans le souci de règlementer le commerce international de la manière à assurer l’équilibre entre les intérêts des fournisseurs et ceux des utilisateurs des services réguliers des transports maritimes et de supprimer les discriminations à l’endroit des armateurs, des chargeurs ou de tout intervenant dans le commerce extérieur du pays ; le groupe de «77» au

Travers de la 2^ème et 3^èmeconférence des Nations Unies sur le commerce et le Développement en 1968 et 1972 à New Delphi, s’est attelé recommander notamment la création des conseils des chargeurs au sein des pays en développement, afin qu’ils puissent également bénéficier des avantages découlant des transactions générées par les économies.

C’est en 1974 que la CNUCED adoptera la convention des Nations unies relative à un code de conduite des conférences maritimes, connue sous l’appellation du « code de la CNUCED ». Ce dernier intègre la recommandation du groupe des « 77 » relative à la création des conseils des chargeurs, aux fins entres autres de négocier les taux de fret, répartir les cargaisons selon une clé nouvellement instituée « clé 40-40-20 » et faciliter les opérations de transport de la marchandise de bout en bout (c’est-à-dire du producteur jusqu’au consommateur).

Dans la perspective d’une meilleure exploitation de ce code, près de 25 Etats d’Afrique de l’Ouest et du centre se sont regroupés au sein de la conférence ministérielle des Etats de l’Afrique de l’Ouest(CEMAO) et du centre sur le transport Maritime en Afrique de l’Ouest et du centre (CTMAO), appelée « charte d’Abidjan ».

Cette charte qui fixait les grandes lignes de la politique maritime sous régionale, s’est approprié la recommandation issue de la CNUCED relative à la création des conseils nationaux des chargeurs ou organismes similaires dans les pays où ils n’existaient pas.

Les mouvements intervenus à la fin des années 1980 au début des années 1990 au sein de l’industrie du transport maritimes, notamment l’éclatement du système des conférences maritimes, l’avènement du container comme moyen de conditionnement et de transport des marchandises et l’introduction des mégas transporteurs ainsi que le libéralisme économique ont conduit à la remise en cause des missions des conseils des chargeurs et représenter leur fonctionnement. Il leur fallait donc se restructurer pour plus d’efficacité sur toute la chaine des transports de bout en bout.

Le consensus qui est dégagé à ce propos entre l’Union des conseils des chargeurs Africains (U.C.C.A) et la banque Mondiale, le 28 septembre 1995 à Washington, appelé communément consensus de Washington a redéfini les missions de ces conseils des chargeurs sur toute la chaine des transports.

III.2. SIEGE SOCIAL

Le siège social de l’OGEFREM se trouve au n°9 de l’avenue TSF dans la commune de la Gombe, à Kinshasa.

III.3. OBJET SOCIAL

L’OGEFREM a pour objet social la gestion du fret Multimodal et défense des intérêts de l’ensemble des chargeurs de la République Démocratique du Congo (RDC) et de tous les autres opérateurs concernés par le transport multimodal.

III.4. MISSION

L’OGEFREM a pour mission :

- Promouvoir la productivité nationale dans le secteur du transport multimodal, par des mécanismes de régulation appropriés ou par des actions spécifiques, en ayant constamment en vue la recherche de l’efficacité et de la rentabilité de toute opération du fret, depuis le producteur jusqu’au consommateur ;

- Assurer l’assistance aux chargeurs et de promouvoir le commerce extérieur de la RDC ;

- Fournir les supports techniques au gouvernement dans l’élaboration d’une politique nationale efficace des transports et de veiller à son exécution.

III.5. FORME JURIDIQUE

Créé sous la forme juridique d’entité publique, l’office de gestion du fret Maritime « OGEFREM » en sigle, a été transformé par le décret n°09/63 du décembre 2009 fixant ses statuts, en entité public à caractère administratif et technique, doté de la personnalité juridique et technique, appelé « Office de Gestion du Fret Multimodal », OGEFREM en sigle.

III.6. RESSOURCES

Les ressources de l’OGEFREM sont constituées de :

- Subventions d’équipements, d’exploitation ou d’équilibre provenant de l’Etat selon les circonstances et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur ;

- Commission à percevoir auprès des chargeurs pour chaque opération de chargement ou déchargement du fret, quel que soit le port de chargement ou déchargement ;[26]

- Commission à percevoir auprès des armements, affréteurs, ou tout autre exploitant du transport maritime désireux de participer à la desserte maritime congolaise suivant les termes des contrats d’adhésion aux conditions d’accès à la desserte maritime congolaise ;

- Frais perçus par l’office à l’occasion de la délivrance des documents ou fiches manuels ou électroniques accompagnant la marchandise à l’import et /ou à d’export ;

- Contribution due pour l’abonnement annuel par chaque importateur et/ou exportateur professionnel, personne physique ou morale, régulièrement enregistrée auprès de l’Office et exerçant des activités en RDC, personnellement ou par l’intermédiaire des transitaires ou commissionnaires de transport ;

- Produit des pénalités, autres qu’amendes pénales, fiscales et douanière, instituées par les textes régissant le secteur du transport multimodal ;

- Emprunts, dons, legs et libéralités de toute nature qui pourraient être dû à l’office ; et de tout autre revenue divers résultant des prestations fournies aux intervenants du transport multimodal.

III.7. PATRIMOINE

Le patrimoine de l’OGEFREM est constitué de :

- Bien, droits et obligations qui lui sont reconnus, conformément à l’article 2 du décret portant sa création ;

- Equipement, matériels et autres biens acquis dans le cadre de l’exécution de sa mission.

III.8. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La structure organisationnelle de l’OGEFREM comprend les agences ci-après :

- Le conseil l’administration ;

- Le collège des commissaires aux comptes ;

- La Directions générales.

Il y a lieu de noter que l’OGEFREM est placé sous tutelle du ministère ayant les transports et voie communication dans ses attributions.

III.8.1. Conseil d’administration

Le conseil d’administration est l’organe de conception, d’orientation, de contrôle et de décision de l’OGEFREM.

III.8.2. Collège des commissaires aux comptes

C’est cet organe qui assure le contrôle des opérations financières de l’OGEFREM. Il est composé de deux membres issus de structures professionnelles distinctes et justifiant des connaissances techniques et professionnelles approuvées.

III.8.3. Direction Générale

La Direction générale est l’organe de gestion des activités quotidiennes de l’OGEFREM. Cette gestion est assurée par un Directeur général assiste par un directeur général adjoint.

En fait, la direction générale exécute les décisions du conseil d’administration.

Le directeur général et son adjoint coordonnent et supervisent les activités de 11 directions au niveau du siège, à savoir :

- La Direction du fret Multimodal (DFM)

- La Direction des taux de Fret Multimodal (DTFM)

- La Direction de Facilités et assistance aux chargeurs (DFAC) ;

- La Direction des plateformes Multimodal (DPM) ;

- La Direction des études et planification (DEP) ;

- La Direction des applications de nouvelle technique de l’information (DANTI) ;

- La Direction des Services Généraux (DSG) ;

- La Direction de l’Organisation et du Contrôle du Gestion (DOCG) ;

- La Direction des ressources Humaines (DRH) ;

- La Direction Financière (DFIN) ;

- La Direction d’Audit Interne (DAI).

L’OGEFREM est aussi présent dans d’autres provinces de la République et à l’extérieur du pays.

A l’extérieur du pays, nous avons :

e) En Afrique :

· Tanzanie (Dar-es-Salaam) ;

· Kenya (Mombasa) ;

· Afrique du sud (Durban).

f) En Europe :

L’OGEFREM est représenté en :

· Belgique (Anvers) ;

· Italie (Genès).

Ainsi, l’organigramme de l’OGEFREM se présente de la manière suivante :

Légende :

- (DFM) : Direction du fret Multimodal

- (DTFM) : Direction des taux de Fret Multimodal ;

- (DFAC) : Direction de Facilités et assistance aux chargeurs ;

- (DPM) : Direction des plateformes Multimodal ;

- (DEP) : Direction des études et planification ;

- (DANTI) : Direction des applications de nouvelle technique de

l’information ;

- (DSG) : Direction des Services Généraux ;

- (DOCG) : Direction de l’Organisation et du Contrôle du Gestion ;

- (DRH) : Direction des ressources Humaines ;

- (DFIN) : Direction Financière ;

- (DAI) : Direction d’Audit Interne.

CHAPITRE IV. APPRECIATION DE L’ORGANISATION COMPTABLE AU SEIN DE L’OGEFREM

Dans ce chapitre, il sera question de l’appréciation proprement dite de l’organisation comptable au sein de l’OGEFREM.

IV.1. PRESENTATION DU SERVICE DE LA COMPTABILITE

Nous avons trouvé nécessaire de présenter le service qui a fait l’objet de nos investigations. Il s’agit du Service de la Comptabilité qui est l’un des services que comprend la Sous-direction financière. Celle–ci étant sous la responsabilité du Directeur Financier.

IV.1.1. Mission

Le service de la comptabilité a pour mission :

g) Saisir et traiter quotidiennement toutes les opérations comptables ;

h) Produire mensuellement, trimestriellement, semestriellement et annuellement les comptes ;

i) Editer les états financiers ou tableaux de synthèse à la fin de l’exercice.

IV.1.2. Structure organisationnelle

Placé sous l’autorité d’un chef de service, le service de la comptabilité comporte deux bureaux, notamment :

- Le bureau comptabilité générale ;

- Le bureau Analyse comptable.

IV.1.2.1. Bureau comptabilité générale

Ce bureau est chargée de :

- Collecter, traiter et enregistrer toutes les données comptables tant en monnaie nationale qu’en monnaie étrangère relatives aux activités de l’OGEFREM.

- Produire les états comptable de synthèse y afférents.

IV.1.2.2. Bureau Analyse comptable

Le bureau analyse comptable est chargé de :

- Mener tous les travaux spécifiques ou préliminaires à l’analyse des situations comptables consistant à justifier et à détailler le contenu des différents comptes utilises ;

- Vérifier les imputations des pièces justificatives et de procéder aux corrections éventuelles ;

- Préparer et fournir tous les renseignements demandés par la direction générale, les directions et les contrôleurs externes sur autorisation préalable de la Direction Générale ;

- Vérifier si les mouvements ont été passés correctement au débit ou au crédit d’un compte ;

- Analyser les soldes des comptes

Ainsi il y a des travaux qui se font mensuellement, trimestriellement et semestriellement.

a) Travaux mensuels

- Etablir l’Exactitude entre les pièces comptables et les saisies informatiques ;

- Se rassurer de l’exactitude de l’imputation ;

- Analyser les soldes des comptes :

· Rémunérations ;

· Banque ;

· Caisse ;

· Contributions ;

· Immobilisations

· Virements internes.

b) Travaux trimestriels

- Analyser les soldes des comptes :

· Débiteurs ;

· Créditeurs ;

· Prêts et autres créances à moyen terme ;

· Clients ;

· Fournisseurs ;

· Prêts à moins d’un an (court terme)

c) Travaux semestriels

- Analyser les comptes de la balance semestrielle ;

- Etablir les états de rapprochement bancaire et ceux des justificatifs des comptes ;

- Faire un commentaire explicatif des comptes.

Ainsi, l’organigramme du service de la comptabilité se présente de la manière suivante :

Source : Service de comptabilité, OGEFREM.

IV.2. ETUDE DES ASPECTS DE L’ORGANISATION COMPTABLE

IV.2.1. SYSTEME COMPTABLE UTILISE A L’OGEFREM ET COMPOSANTES

IV.2.1.1. Système comptable utilisé à l’OGEFREM

A l’OGEFREM, il est fait usage du système centralisateur.

Pour rappel, avec le système centralisateur, on éclate le journal unique en plusieurs journaux auxiliaires. Les opérations comptables sont donc classées dans quelques catégories. En fait, on ouvre un journal particulier pour chaque catégorie d’opérations au lieu d’un journal unique.

En effet, pour toutes les opérations qui s’effectuent au sein de l’OGEFREM, le service de comptabilité tient trois journaux distincts, à savoir :

- Le journal des opérations financières ;

- Le journal des tiers ;

- Le journal des opérations diverses.

Sur base des explications reçues, le système centralisateur de l’OGEFREM peut se présenter de la manière suivante :

PIECES JUSTIFICATIVES JOURNAUX JOURNAL GRAND BALANCE AUXILIAIRES CENTRALISATEUR LIVRE

Source : Etabli par nous sur des explications reçues.

IV.2.1.2. Composantes du système comptable de l’OGEFREM

IV.2.1.21. Pièces justificatives

Nous avons souligné dans les lignes précédentes que les pièces justificatives sont des documents qui servent à la conservation de l’information. En fait, ce sont des supports matériels de celle-ci.

A l’OGEFREM, il est utilisé plusieurs sortes de pièces justificatives.

- La note de débit ;

- La note de crédit ;

- La facture fournisseur ;

- Les pièces de caisse (bon de dépenses et bon de recettes) ;

- La feuille de paie ;

- L’avis de débit ;

- L’avis de crédit ;

- La fiche d’amortissement ;

- L’extrait bancaire ;

- L’ordre de virement

- L’ordre de paiement ;

- La note de frais.

Les pièces comptables subissent un traitement qui commence pour l’enregistrement jusqu’à l’imputation, en passant le tirage et la vérification.

En fait, le comptable procède à l’imputation des pièces retenues à l’aide du plan comptable mis à sa disposition. Ainsi, ce travail d’imputation étant d’une importance capitale, il est recommandé’ au comptable qui impute de faire plus attention en lisant attentivement le libellé de chaque pièce pour une meilleure imputation sans laquelle les rubriques comptables risqueraient d’être erronées.

Le traitement des pièces justificatives donne lieu à la journalisation suivant la division des journaux.

Il y a lieu de noter que l’analyse comptable donne lieu à l’établissement de la note comptable.

NOTE COMPTABLE

MONTANT :…………………………………………………………………………..

DEBIT :…………………………………………………………………………………

CREDIT :……………………………………………………………………………….

MOTIF :………………………………………………………………………………..

DATE DE L’OPERATION :……………………………………………………………

ETABLIE PAR :………………………………………………………………………

Fait à Kinshasa, le……………………..

SIGNATURE DU CHEF COMPTABLE

Apres leur traitement, les pièces comptables sont classées dans des classeurs selon l’ordre chronologique et conservées suivant le principal établi, c’est-à-dire pendant une période de dix (10) ans.

IV.2.1.2.2. Plan comptable de l’OGEFREM

Pour rappel, le plan comptable est un ensemble, un tout présenté sous forme de document contenant les dispositions qui visent l’uniformisation des comptabilités des entités.

En effet, l’OGEFREM dispose d’un plan comptable particulier, mais adapté à son objet social et selon les prescrits du système comptable OHADA. Nous avons repris dans les lignes précédentes que ce système est entre en application depuis 2012.

Nous reprenons ci-après quelques comptes de ce plan comptable.

N°COMPTE LIBELLE TYPE

41………………………………..…………CLIENT ET COMPTES RATTACHES

41111…………………………………………………………Clients ARMEMENTS

41111002 Frigocap………………………………………………………………….D

41111004 Dafra line……………………..…………………………………………..D

41111009 Nigerian star Line…………………………….………………………….D

41111019 Marsavco…………………………….…………………………………..D

41111033 Secam…………………………………………………………………….D

41111045 Transgazelle……………………………………………………………..D

41111047 Afro Belge…………………………………………….………………….D

42……………………………………………………………….………PERSONNEL

4211………………………………………Personnel, Avance…………………….D

4210010 Malboleo Lembalombe……………………….………………………….D

4210011 Lekopole Nakwatangusa………………………………………………..D

42110012 Kalomba Tshitenge…………………………..…………………………D

60………………………………..………ACHAT ET VARIATIONS DES STOCKS

6042……………………………………………………………Matière combustibles

60420001 carburant et lubrifiant………………………….….……………………D

60420002 Acide batterie……………………………………………………………D

643………………………………………………………………produits d’entretien

60430001 Petits matériels et produits d’entretien bure……....…………………D

60430002 Acide batterie…………………………………………………………...D

60430003… Autres produits d’entretien…………………….……………………D

61…………..................................................................................TRANSPORTS

6161 Fret et autres transports assimilés……………………..…………………..D

61610001 Fret aérien…………………………….…………………………………D

61610002 Fret routier…………………………………….…………………………D

62………………………………………………………..SERVICE EXTERIEURS A

622220001 Loyer immeuble exploitation………………………………………….D

622220002 Loyer immeuble Résidentiel………………….………………………D

Comme vous pouvez le constater, l’OGEFREM a adopté la codification à huit (8) chiffres.

IV.2.1.2.3. Manuel des procédures comptables

Le manuel des procédures comptables est un document qui décrit les activités de l’entité. En fait, il contient des instructions à suivre scrupuleusement.

L’OGEFREM dispose bel et bien d’un manuel des procédures comptables, qui est actualisé. Nous n’avons pas eu l’occasion de l’exploiter pour tirer quelques éléments de son contenu.

IV.2.1.2.4. LIVRE COMPTABLE

Les livres comptables sont des documents utilisés pour l’enregistrement des faits comptables. On les appelle également des documents de diffusion de l’information.

A l’OGEFREM, il est fait usage des livres comptables suivants :

- Le journal ;

- Le grand livre ;

- La balance ;

- Les livres d’inventaire ;

- Le livre de paie ;

Dans le cadre du présent travail, nous ne traiterons que de trois premiers livres qui sont rendus d’application obligatoire.

a) Journal

Le journal a été défini dans les lignes précédentes comme un registre qui enregistre toutes les opérations effectuées au jour le jour pour l’entité.

Avec le système centralisateur appliqué à l’OGEFREM, il est fait usage de plusieurs journaux auxiliaire, notamment :

- Le journal des tiers ;

- Le journal des opérations diverses

Les journaux sont tenus quotidiennement et ils donnent lieu à l’établissement du grand livre.

A titre illustratif, nous reprenons ci-après le modèle du journal des opérations diverses :

b) Grand livre

L’élaboration des journaux donnent effectivement lieu à l’établissement du grand livre. Ce dernier est l’ensemble des comptes de l’entité.

Tous les comptes de l’OGEFREM sont repris dans le grand livre. En fait, les comptes sont tenus sur des fiches ad hoc permettant d’en connaitre la situation, d’en reconstituer le contenu, d’établir périodiquement les balances nécessaires au contrôle de l’exactitude des écritures.

Avec les journaux auxiliaires, il est tenu des grands livres auxiliaires.

c) Balance

La balance, avons-nous souligné dans les lignes précédentes, est un tableau dans lequel sont regroupés les comptes du grand livre avec pour chacun d’eux total du débit celui du crédit et le solide qui en découle.

A l’OGEFREM, il est établi la balance des comptes périodiquement. Il y a :

- La balance mensuelle légale et la balance mensuelle analytique ;

- La balance semestrielle légale consolidée et la balance semestrielle analytique consolidée ;

- La balance annuelle légale et la balance annuelle analytique consolidée.

IV.2.1.2.5. Moyens humains et matériels

a) Moyens humains

La sous-direction de la comptabilité fonctionne avec des moyens humains, c’est-à-dire des hommes ou des ressources humaines.

En effet, le personnel comptable est composé des gradués et des licences. Ce personnel bénéfice d’une formation contribue. Ainsi, il est qualifié et compètent. Il n’existe pas de pléthore du personnel comptable au sein de la sous-direction de la comptabilité. On nous a laissé entendre d’un effectif de dix (10) personnes.

b) Moyens matériels

L’exécution des travaux comptables exige la mise à disposition des moyens matériels nécessaires.

A l’OGEFREM, le service de la comptabilité dispose des moyens matériels qui permettent d’exécution des travaux comptables, notamment :

- Les locaux : qui sont spéciaux, avec une couleur de teinte claire aux murs, couleur qui se marie avec la lumière, une bonne climatisation et à l’abri du bruit. Ce qui permet aux comptables de travailler avec concentration ;

- Les mobiliers de travail : qui sont bien aménagés ;

- Les fournitures de bureau : bics, crayons, papiers duplicateur perforateurs, … Mais, qui sont parfois insuffisantes ;

- Les machines : calculatrices, ordinatrices.

IV.2.2 METHODES COMPTABLE APPLIQUEES A L’OGEFREM [27]

Au point II.2.4. Nous avons traité des méthodes comptables qui sont définies comme des combinaisons d’écritures permettant de présenter les faits comptables.

L’OGEFREM utilise des méthodes comptables. Mais nous avons été renseignés sur un seul type de méthode, en l’occurrence la méthode d’amortissement linéaire. Celle-ci consiste à constater chaque année une ennuie d’amortissement identique ou constante. L’annuité est obtenue par la formule suivante :

Nous n’avons pas traité de la méthode d’amortissement dans la partie théorique.

Ainsi, il faut retenir que « l’amortissement pour dépréciation est la constations comptable d’un amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif résultant de l’usage, du temps, de changement de technique et de toute autre cause. »

En fait, c’est la constatation de la dépréciation subie par les immobilisations.

IV.2.3. PROCEDES COMPTABLES UTILISES A L’OGEFREM

Pour exécuter les travaux comptables, le service de la comptabilité utilise deux procédés comptables, notamment :

- Le procédé manuscrit : qui consiste en l’utilisation de la main libre pour l’exécution de certaines tâches comptables. Nous citerons entre autres :

· La réception et l’enregistrement des pièces comptables ;

· Le tirage des pièces comptable ;

· Le traitement ou l’imputation des pièces comptables ;

· Le classement des pièces comptables.

- Le procédé informatique : qui consiste en l’utilisation de l’ordinateur dans le traitement des données comptables. En effet, l’OGEFREM dispose d’un réseau informatique avec un logiciel comptable dénommé « BSI COMPTA ». Ainsi, les états comptables (journal, grand-livre, balance et autres) et les états financiers (bilan, compte de résultat, tableau financier des ressources et des emplois, Note annexé) sont édités d’une manière automatique

CONCLUSION

Le présent travail, qui arrive à son terme a été consacré à l’étude de l’organisation comptable dans une entité publique, en l’occurrence l’Office de gestion du Fret Multimodal, « OGEFREM » « en sigle, pour la période de trois ans, allant de 2014 à 2016.

En se penchant sur ce sujet, l’objectif poursuivi consistait à vérifier si l’entité disposait d’une bonne organisation comptable. Il fallait donc vérifier notre hypothèse de départ.

Ainsi, pour y parvenir, nous avons recouru à quelques méthodes et techniques scientifiques qui nous ont aidé à collecter les données aussi bien théorique que pratique.

Le traitement de ces données et les résultats de l’analyse sont présentés dans ce travail en deux parties différentes, qui sont en fait deux approches complémentaires.

La première partie, qui a trait à l’approche théorique a abordé les notions sur les concepts de base « entité », et « comptabilité » au premier chapitre et celles de l’organisation conceptuelle au second ;

La seconde partie, qui s’est intéressée à l’approche pratique, a fait la présentation de l’OGEFREM au troisième chapitre, et examine l’appréciation de l’organisation comptable telle que réalisée au sein de l’OGEFREM au quatrième et dernier chapitre.

En effet, après exploitation des données, mises à notre disposition, nous sommes arrivés au constat selon lequel l’OGEFREM dispose d’une organisation comptable qui se caractérise par ce qui suit :

- L’application du système centralisateur avec plusieurs journaux auxiliaires et dont les éléments constitutifs sont :

· Les pièces justificatives qui constituent les documents de base. Leur traitement donne lieu à l’établissement des journaux. Elles sont bien classées dans des classeurs et conservées pendant une période de dix (10) ans. En fait, elles sont numérotées et classées selon l’ordre chronologique. Leur récupération en cas de besoin ne pose pas problème ;

· Le plan comptable particulier élaboré suivant les activités effectuées au sein de l’OGEFREM est adapté au SYSCOHADA. La codification à 8 chiffres est celle qui a été adoptée ;

· Les livres comptables qui permettent l’enregistrement de toutes les données comptables. Ce sont des documents de diffusion de l’information, à savoir : le journal, le grand livre, et la balance ;

· Le manuel des procédures comptables qui reprend les instructions à respecter quant à l’exécution des travaux comptables ;

· Les moyens humains et matériels.

- L’application des méthodes comptables ;

- L’utilisation de deux procédés comptables, à savoir : le procédé manuscrit et le procédé informatique.

La comptabilité de l’OGEFREM fonctionne à merveille grâce à une bonne organisation comptable mise en place, qui permet la satisfaction des besoins d’information.

Ainsi, nous confirmons notre hypothèse de départ.

Néanmoins, nous suggérons aux responsables de l’OGEFREM de mettre à la disposition du service de la comptabilité des quantités suffisantes de fourniture de bureau.