Bonsoir, nous sommes le 22/07/2019 et il est 18 h 43.

IN MEMORIAM

 

A toi, mon défunt père, ODON MBIKI NZUNDU.

 

 

AVANT-PROPOS

 

                             Conformément     au     programme     de     l’Enseignement

Supérieur et Universitaire en république Démocratique du Congo, il est prévu à chaque fin de cycle un stage pour donner à l’étudiant  l’occasion de concilier les théories apprises à la pratique sur un milieu professionnel, puisque les enseignements tels que dispensés pendant les heures des cours ne lui procurent que la connaissance théorique sur le savoir faire et savoir être de ce qu’un futur cadre doit posséder au terme de son cycle de licence.

 

Notre rapport de stage n’est que le résultat de notre passage au Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale. Qu’il nous soit permis, nous voici à la fin de notre stage, de présenter nos sincères et profondes remercîments, aux personnes qui, d’une manière ou d’une autre, ont apporté une contribution effective et concrète.

 

Ensuite, nos remerciements sont adressés à tout le personnel du Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale, plus particulièrement à son excellence Monsieur l’Ambassadeur KILUFYA KAMFWA, Directeur chef de Service à la Direction du Protocole d’Etat, à Monsieur Paul NGONGO, coordonnateur.

 

Nous remercions également tous les chefs des Divisions, les chefs de Bureaux : BAKONJI Evariste, BINDANDA Patient, TSHIASUMA John, Roger MICHEL, Mme YENGA Francine, Mme MANUIKA   Betty,       BANZA      André, Mme         NKULU      KAPEPULA,

MANTSHUMBA Fortuné… Les autres agents au protocole d’Etat (ATB, AB…) : Florence, Mimy, Joseph DROZZA, NSAMBO ILUNGA, Willy BOPE, Jordan, BIPENDU Mado… qui malgré ses différentes tâches ont bien voulu nous encadrer avec toute sollicitude.

 

Notre reconnaissance est en plus faite aux autorités académiques, à tout le corps académique et à tous le corps scientifique de l’Université de Kinshasa, précisément à ceux de la Faculté des Sciences Sociales Administratives et Politiques, au département des Relations Internationales pour nous avoir formés avec finesse et délicatesse en nous procurant des bagages intellectuels.

 

Notre gratitude va enfin vivement à mes parents, Feu PAPA MBIKI, Maman Rose NZIMBA, a toutes mes  sœurs : VALANTINE, MAMY-ASTRIDE, BEBE-Séraphine, BETTY-Alphonsine  et BIBIBCHE-Sylvie ; a tous mes frères : JEAN-PIERRE, ERASME, JORDAN, PATRICE, PYTSHEN ; à ma proposée  Mireille MUKONKOLE MULUILE, à mes fillettes : Patricia et Mitricia ainsi qu’à mes neveux et nièces.

 

 

INTRODUCTION

 

Comme d’habitude, la Faculté des Sciences Sociales Administratives et Politiques de l’Université de Kinshasa accorde un temps de stage dans des différents institutions professionnelles selon les orientations de chaque département en  conformité avec le programme du gouvernement en matière de l’Enseignement

Supérieur, Universitaire et de la Recherche Scientifique.

 

Le stage si important en ce sens qu’il permet à l’étudiant de rendre opérationnel, de vivre sur terrain les théories apprises à l’Université en les liant aux pratiques, de palper du doigt les réalités qui autre fois n’étaient que des informations afin de rendre complète la formation de l’étudiant, il est toujours important que ce stage puisse répondre au besoin du domaine de la formation de l’Etudiant.

 

Après les études à l’Université, c’est la vie professionnelle qui nous entend ; cette période de stage même si elle est courte de deux mois, facilitera l’étudiant de s’imprégner des réalités de son cadre futur. Ce moment de stage lui permettra donc de se familiariser avec le milieu professionnel en l’initiant à la pratique, en cela il ne sera plus complexé une fois dans la  vie professionnelle.

Ainsi, à la fin du stage, l’étudiant présentera un rapport le sanctionnant. C’est pour cette raison nous étions obligé d’effectuer ce stage.                       

Quant à nous, nous avons porté notre choix au Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale qui, croyons nous étant la courroie de transmission entre notre pays et l’Extérieur de notre pays la République Démocratique du Congo, répondait à notre besoin de connaître plus sur la diplomatie.

La Direction du protocole d’Etat était notre sanctuaire d’initiation, notre cadre        d’information    et     de    formation  professionnelle pendant notre période du stage. Nous avons effectué notre stage pendant une durée allant du 10 juillet au 13 septembre, nous avons pu parcourir toutes ses trois divisions (1ère, 2ème et 3ème) et tous les services de ses treize bureaux : (Assistance diplomatique et Consulaire, Réciprocité, Messages, survols, accréditation, identification, Visas, litiges, exonération, cérémonies, Accueil, Audiences et Voyages Officiels), c’était pour nous, une manière de connaitre toute la direction.

 

 

                                   CHAPITRE I : CONSIDERATION GENERALE

Section 1 : Situation Géographique

 

Le Ministère  des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale se situe dans la commune de la Gombe, installé sur la place de l’Indépendance, sur l’avenue Virunga au numéro un, limité au nord par le Palais de la justice, au Sud par la Banque Centrale du Congo, à l’est par le Lycée Bosangani et à l’Ouest par l’office  de Route, se situe aussi non loin du bâtiment de la fonction publique. 

Et le Secrétariat Général à la Coopération Internationale

est localisé dans l’enceinte de la concession de la Société Nationale d’Electricité sur l’Avenue de la Justice toujours dans la commune de la Gombe.

 

Section 2 : Historique du Ministère des Affaires Etrangères et de la

Coopération Internationale

§1. Création (1885-1908)

 

Il est important pour un Etat de posséder des structures (internes et externes) qui peuvent défendre ses intérêts à l’étranger. La structure interne (les Ministères des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationales) soutient et oriente celles de l’extérieur afin de bien le contrôler et de bien agir sur le plan diplomatique.

 

En République Démocratique du Congo, la genèse de notre dit Ministère a commencé dès l’époque de l’Etat Indépendant du Congo (1885 à 1908) et son administration a été placée sous la souveraineté du Roi Léopold II qui gérait les affaires au travers trois départements au service notamment : les finances, les affaires intérieures et extérieures. Nous pouvons alors comprendre que le ministère des affaires étrangères et de la coopération Internationale en République  Démocratique du Congo ne date pas d’aujourd’hui parce qu’il tire ses origines bien avant même que les pays devienne indépendant.

 

§2 : Période Coloniale (1908-1960)

 

La période précoloniale étant caractérisée par l’autorité royale du Roi Léopold II, comme nous avons signalé ci-haut, lui qui gérait notre pays comme sa propriété privée. L’Etat Indépendant du Congo (EIC) n’était qu’une structure qui ne dépendait que du roi belge. C’est en 1908 lorsque le roi confia la gestion des Affaires de l’EIC n’était au gouvernement belge que l’EIC devient  le Congo Belge. C’est ainsi à partir de cette période que le Ministère des Affaires Etrangères belge a commencé à superviser les relations entre le Congo et l’Extérieur du fait que le Congo cessait d’être la propriété privée du roi pour devenir la colonie belge. 

 

Ce territoire était soumis au contrôle du Gouvernement de

la Belgique. Pour se faire, le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale était encore inexistant à cause de l’absence de la souveraineté et de la dépendance.

 

C’est la Direction des Affaires politiques au niveau de la

colonie, qui au travers la division des relations Extérieures s’occupait  des affaires étrangères. Cette division deviendra le noyau du Ministère des Affaires Etrangères du Congo loin de son accession à l’indépendance en 1960. Soulignons également que pendant cette période, il y avait une administration seulement qui rendait compte au gouvernement Belge afin d’aider à agir en ce qui concerne les questions de la politique intérieure. Le roi belge mourut en 1909 suite à la perte du Congo comme sa propriété. 

 

§3. Période Postcoloniale (1960 à nos jours) 

 

Notre Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale est né à partir de l’accession du Congo à la souveraineté internationale et à l’indépendance avec le président de la république Monsieur joseph KASAVUBU et sous la bénédiction  du premier ministre du premier gouvernement Monsieur Patrice Emery Lumumba.

 

Néanmoins, ce Ministère fonctionnait une semaine déjà avant la proclamation de l’indépendance du Congo, c’est-à-dire le 23 juin 1960. Conduit  pour la  première fois par Monsieur Justin Marie BOMBOKO. A l’époque, les Affaires Etrangères et le Commerce Extérieur ne constituaient qu’un seul Ministère. Il se posait un problème de manque des cadres nationaux, alors qu’il avait été permis de recruter des coopérants techniques d’origine étrangère.

 

Ainsi, il fût crée le service d’assistance technique qui se substituera par le service de coopération. C’est encore en 1961 que le commerce extérieur fut détaché des Affaires Etrangères pour former un Ministère autonome.

 

En 1972, le Ministère des Affaires Etrangères a été transformé en département  des Affaires  Etrangères avec la politique de retour à l’authenticité pour rentrer dans l’ancienne appellation. Il faut entendre que le vent de la Démocratie et du multipartisme du 24 avril 1990 pour une raison de la commodité personnelle du Président MOBUTU.

 

En 1988 par l’ordonnance n°88/1988 bis fut crée le Ministère de la Coopération Internationale avec comme Ministre Monsieur NIWA MOBUTU et en 1997, avec l’avènement de l’AFDL, fut fusionné les deux ministères pour récréer le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale de la République Démocratique du Congo.

 

Section 3 : LES TACHES DU MINISTERES DES AFFAIRES ETRANGERES

ET DE LA COOPERATION INTERNATIONALE

 

§1. Les Missions 

 

Le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale a pour mission essentielle de conduire  la politique étrangère de notre pays dans ses rapports avec le monde Extérieur. Il est aussi à noter que le Président de la République bien que, orientateur  et garant de la politique extérieure ou étrangère et de la coopération internationale vient lui apporter un conseil dans la gestion des autres puissances étrangères avec lesquelles nous tissons des relations diplomatiques ou consulaires. Par conséquent, ce Ministère constitue un service qui aide le Président de la république dans l’exercice de son pouvoir et dans l’accomplissement des  certaines tâches.

 

§2. Attributions 

 

C’est à travers ses organes diplomatiques et  consulaires que la République Démocratique du Congo, applique sa politique étrangère. Ainsi, la mission essentielle de ses organes consiste à représenter et à négocier  pour le compte du gouvernement congolais auprès de ses partenaires extérieurs.

 

Le Ministère des Affaires Etrangères étant l’Administration centrale, ayant un caractère hautement politique de ses fonctions repose sur ses responsabilités administratives.  Il assure de ce fait, diverses charges dont les plus essentielles sont :

 

-          L’administration du département (Ministère) ;

-          Le maintien de contact avec les missions diplomatiques et postes consulaires congolais à accréditer à l’étranger ;

-          Le maintien de contact avec les missions diplomatiques et postes consulaires accrédités en République Démocratique du Congo ;

-          La gestion des rapports avec les Etats étrangers et les organisations internationales ;

-          L’information générale du Gouvernement sur les affaires ou les problèmes internationaux.

Ce ministère a des fonctions qui présentent une très grande diversité et dispersion dans le pays et à travers le monde entier. Il doit disposer des informations exactes qui vont permettre de bien contrôler des services tels que : le télex, télégramme, fax dont il est responsable. Car il doit assurer l’unité de la politique étrangère dont il garantie l’exercice. Il tient la communication avec tous les chefs des services sous ses ordres. Il est responsable de la préparation, de l’exécution du budget à son sein, enfin de sa présentation au parlement.

 

Section 4 : Structure du Ministère

 

Le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale a connu beaucoup d’évolution comme vu dans son historique. Cette structure est gérée par un ministre et secondé par deux vices ministres l’un aux affaires étrangères et l’autre de congolais de l’étranger.

 

En dehors de ces deux vices ministres, il y a :

Du point de vue politique, nous avons :

-          Le cabinet du ministre y compris  de deux vice-ministres ;

-          La cellule chargée des missions (composée des ambassadeurs affectés à l’administration centrale) ;

-          Le corps des diplomates  (suivant l’ordonnance n°321 du 20 décembre 1963).                                       

Du point de vue administratif, nous avons :

-          Deux  secrétariats généraux (aux affaires étrangères et à la Coopération Internationale) englobant toutes les directions administratives du ministère pour s’informer sur tout ce qui se passe à l’intérieur et à l’extérieur du pays.

-          A l’intérieur, ils traitent les situations administratives, les effectifs des agents des postes diplomatiques, et la réclamation de salaire.

-          A l’extérieur, ils répondent aux besoins de chaque ministère des affaires étrangères des autres puissances, des organismes internationaux ainsi que le corps diplomatique.

 

§1. Le Secrétariat Général aux Affaires étrangères 

Il comporte quatorze directions notamment :

1° Direction des Affaires Administratives et Finances (Services Généraux), elle est chargée de la gestion du personnel tant intérieur qu’extérieur, s’occupe de leur recrutement, leur affectation, leur nomination et leur avancement en grande. Elle s’occupe également des questions financières, sociales de l’intendance du Ministère.

2° Direction des Affaires Juridiques et Contentieux :

Elle veuille à l’analyse des contrats, conventions et accords conclus entre notre pays et les autres Etats ainsi que les organisations internationales.

 

3° Direction d’inspection diplomatique :

Elle fait l’inspection de nos missions diplomatiques et postes consulaires. Elle est une sorte d’audit interne du Ministère. Elle contrôle l’exécution des tâches assignées aux agents diplomatiques et consulaires.

 

4.  Direction de la Chancellerie :

Elle est chargée de l’octroi des passeports et de documents

d’Etat civil. Elle veuille aussi à la législation des documents d’état civil délivrés en République Démocratique du Congo qu’à l’étranger. Ces documents sont par exemple : Attestation de mariage, de naissance etc.

5.  Direction des Etudes, Presses et Planification

Elle s’occupe des études et analyses des problèmes qui se 

posent au Ministère tant sur le plan d’organisation, de la structure et du fonctionnement.

6.  Direction du Protocole d’Etat

Elle s’occupe des relations du ministère avec les missions diplomatiques accréditées en R.D.C, des cérémonies officielles, l’accueil et la réception des délégations officielles étrangères chez nous.

7.  Direction de l’Afrique et du Moyen-Orient

Elle s’occupe de la gestion des rapports politiques et de la

coopération entre la RDC et les payes de l’Afrique, d’une part et les pays du moyen orient, d’autre part.

8.  Direction de l’Europe

Elle s’occupe de la gestion des rapports politiques et de la

coopération entre la RDC et l’Europe.

9.  Direction de l’Amérique, de l’Asie et de L’Océanie

Cette Direction est chargée de la gestion des affaires politiques et de la coopération entre la RDC et les pays d’Amérique d’une part et les pays d’Asie et de l’Océanie d’autre part.

10° Direction des organisations Internationales :

Cette direction gère les dossiers de rapport entre le

ministère et les organismes internationaux. Elle vise un objectif qui est de faire bénéficier dans les pays les avantages provenant de ces institutions internationales.

11° Direction de la Francophonie :

Elle est chargée de gérer les rapports entre notre pays et l’ensemble des pays de l’espace francophone, dans ce cadre, notre pays entretient aussi des relations avec l’agence de coopération culturelle et technique (ECCT) qui assure la gestion de la francophonie.

12° Direction des Transmissions :

Elle est chargée de service de communication du ministère

avec l’intérieur, tant avec les missions diplomatique et la République Démocratique du Congo qu’avec le reste du monde.

13° Direction des Congolais de l’Etranger :

Elle règle  les problèmes pouvant surgir dans l’évolution des congolais de l’étranger. Elle s’occupe des congolais de la diaspora constituant la colonie congolaise à l’étranger.

14° Direction de l’Académie Diplomatique

Elle veuille à la formation des diplomates.

 

§2. Secrétariat Général à la Coopération Internationale

 

Ce secrétariat est composé de cinq directions dont :

1° Direction des Services généraux

2° Direction de la coopération bilatérale avec les pays du Sud ;

3° Direction de la Coopération bilatérale avec les pays du

Nord ;

4° Direction de la coopération multilatérale ;

5° Direction de suivi de la coopération

 

§3. Fonctionnement 

 

L’ordonnance portant nomination du Ministère des Affaires Etrangères et de la  Coopération Internationale donne mandat au chef de l’Etat, Ministre et autres organes à titre pour mettre en exécution la politique étrangère de notre pays. Le chef de l’Etat délègue ses pouvoirs au Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale.

 

L’Administration est confiée au Secrétaire général qui

constitue l’organe administratif central institué pour coordonner les directions dans ses services. Ces directions sont conduites chacune par un directeur chef de service et chaque direction est structurée par un organigramme où l’on trouve des chefs des divisions, suivis des chefs des bureaux et des collaborateurs qui sont les attachés des bureaux de 1ère et de 2ème classe (ATB1 et ATB2) ; les agents des bureaux de 1ère et de 2ème classe (AGB1 et AGB2), les axillaires de 1ère et 2ème classe et enfin le huissier.

 

A l’égard de cette structuration, il se dégage trois types de

grade, à savoir :

1)       Les grades de commandement composés par

a)    Le Secrétaire général ;

b)   Les directeurs chefs des services ;

c)    Les coordonnateurs ;

d)   Les chefs des bureaux.

 

2)       Les grades de collaboration constitués de :

a)    Attaché de bureau de 1ère classe (ATB1

b)   Attaché de bureau de 2ème classe (ATB2)     

3)       Les grades d’exécution comprennent 

a)             L’agent de bureau de 2ème classe ;

b)             L’agent auxiliaire de 1ère et 2ème classe 

c)              L’huissier 

 

Le Personnel 

Le personnel du ministère accroit par le fait que les

relations s’intensifient. Même s’il est partie intégrante du personnel de l’Etat, il jouit d’un statut spécifique dérogatoire au statut général et qui tient compte de sa condition particulière.

 

A la fin de la 2ème guerre mondiale, les Etats vainqueurs se sont rendu compte de la nécessité d’entretenir entre eux une diplomatie intensive, susceptible non seulement de favoriser les liens amicaux entre tous les Etats, mais aussi embrasser tous les domaines œuvrant à la coopération internationale, la mise en œuvre de cette diplomatie a entrainé l’augmentation des effectifs du personnel aux affaires étrangères. Pour notre pays, cet accroissement substantiel des effectifs au ministère des affaires Etrangères et de la coopération Internationale est manifesté. Il y a une augmentation considérable des effectifs du personnel.

 

La diplomatie n’étant pas une occupation des animateurs ni un divertissement aristocratique, mais un métier exigeant des aptitudes précises et plus de compétences et de labeur possible. Il y a de la survie de l’Etat et de la sauvegarde  de ses intérêts. Ainsi, les aptitudes ou les qualités reprises sont les suivantes : la représentation, le sens politique, le don de la relation  humaine etc.

§4. Les Missions Diplomatiques et les Postes Consulaires

 

Parmi les missions diplomatiques, les unes sont permanentes et les autres temporaires :

1. Les Missions permanentes :

Elles sont des représentations permanentes des Etats ou des Institutions internationales auprès d’un autre Etat ou d’une autre institution internationale. Ici, nous pouvons citer :

a)  L’Ambassade

Dirigée       par   un    ambassadeur    chef des   missions diplomatiques. L’ambassade est une représentation d’un Etat auprès d’une autre puissance pour la défense des intérêts sur le plan politique, socioculturel et économique. En outre, elle s’occupe de la protection de ses ressortissants ainsi que ses intérêts. En principe, l’ambassade est installée dans la capitale de l’Etat accréditant et un

Etat ne peut avoir qu’une seule ambassade dans l’Etat qui l’accueille.

 

b)  La Représentation de l’Organisme International 

 

Une organisation internationale est représentée par plusieurs Etats au sein d’une même institution, crée par des Etats membres signant un traité qui est l’acte créateur ou constitutif de l’organisme. C’est un cadre de concertation et de rencontre en vue de consolider des relations multilatérales et la protection des intérêts de tous. C’est également l’apanage du droit international public dans le cadre du droit international et de droit de l’homme.

A titre illustratif, nous pouvons citer :

-          Le FAO ;

-          Le PAM ;

-          Le PNUD ;

-          Le CICR ;

-          L’UNESCO ;

-          Le FMI ;

-          L’OMC

-          L’HCR

-          La Banque Mondiale

-          Le FNUAP

-          La SADC

-          La CEEAC  etc.

2° les Missions temporaires 

Elles constituent des représentations occasionnelles, circonstancielles crées à cause d’une nécessité, elles sont appelées des missions ad hoc.

Nous pouvons relever les cas ci-après :

-          La MONUC ;

-          La délégation des plénipotentiaires en vue de traiter une question spécifique ;

-          Une délégation étrangère qui participe à une conférence ou rencontre internationale etc.

C’est par des notes verbales qu’il y a la correspondance entre le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale et les Missions diplomatiques.

 

En dehors des missions diplomatiques, il existe aussi des postes consulaires qui veuillent plus aux questions commerciales. C’est le consulat : c’est une représentation mais beaucoup plus à caractère économique et commercial, excepté la protection de ses ressortissants et de leurs intérêts. Conduit par un consul général nommé par le président de la République ou par un consul honoraire nommé par le ministre des affaires étrangères et de la coopération internationale. Un Etat peut avoir plusieurs consulats dans plusieurs provinces de l’Etat de résidence.

 

CHAPITRE II : DIRECTION DU PROTOCOLE D’ETAT

 

La Direction du Protocole d’Etat est un service du Ministère

des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale dirigée par un Directeur chef de service. Cette direction est une structure très importante pour tout pays du fait qu’elle gère les puissances étrangères et les organismes internationaux représentés dans notre pays, elle réglemente les rapports entre les Etats dans le domaine protocolaire, c’est un service qui tend à promouvoir et assurer l’ordre dans un Etat sur le plan diplomatique. En plus, cette direction constitue la courroie de transmission entre le Ministère et les différentes missions diplomatiques ainsi que les institutions internationales accréditées chez nous. Le Directeur chef de service du Protocole d’Etat est nommé par ordonnance-loi du président de la République tandis que les autres directeurs par arrêtés ministériels.

 

Section 1 : Définition

§1 : Protocole :

 

Cette notion « protocole » peut se définir généralement comme étant l’ensemble des règles du comportement selon lesquelles l’on doit se conformer lors d’une cérémonie d’où il assure de l’ordre. C’est un aspect de ce qui se fait aux affaires étrangères où on prépare la politique de placer les autorités selon leur ordre hiérarchique, leur rang qui est un droit pour les bénéficiaires.

 

§2. Protocole d’Etat :

 

Le protocole d’Etat est défini comme un organe incorporé    dans le Ministère des Affaires Etrangères et de la  Coopération Internationale chargé  de régler les questions relatives à la préséance et à l’étiquette. Il est subdivise en deux groupes :

 

1° Le Protocole d’Etat débout :

Constitué des agents de la 1ère division, tantôt ils travaillent dans leurs bureaux, tantôt ils présentent en dehors de leurs bureaux.

 

2° Le Protocole d’Etat assis    :

Composé des agents des 2ème et 3ème divisions,  prestant uniquement dans leurs bureaux.

 

Section II : Organisation Administrative et Attributions de la Direction

du Protocole d’Etat

 

§1. Organisation administrative

 

Cette direction est un service incorporé dans le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale conduite par un Directeur chef du service du Protocole d’ Etat qui supervise l’action de trois  divisions qui sont à son sein. Il coordonne les rapports entre la présidence de la République et le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale du point de vue protocolaire.

 

Chacune de trois divisions sont  dirigées par un chef de division ayant sous sa responsabilité  plusieurs bureaux. Les bureaux sont répartis de la manière suivante :

-          1ère division : des bureaux qui s’occupent de l’accueil, des cérémonies, des audiences et de la facilitation (voyages officiels) ;

-          2ème division : cette division s’occupe de privilèges et immunités diplomatiques ayant les bureaux traitant l’exonération et revente, l’identification et immatriculation, les visas, les litiges et contentieux ;

-          3ème division : elle est composée des bureaux qui s’occupent de l’étude et réciprocité, des messages, de l’assistance diplomatique et consulaire, du survol et de l’accréditation.

§2. Attribution de la Direction

 

Dans ses tâches classiques, le service du protocole d’Etat

consiste :

-          Régler les préséances officielles et la question d’étiquettes ;

-          Ordonner les cérémonies et réception publiques ;

-          Préparer les réceptions, visites officielles et recours des autorités officielles des autres puissances ainsi que des délégations officielles étrangères ;

-          Préparer les voyages officiels du chef d’Etat, des autres autorités officielles nationales et des fonctionnaires de l’Etat congolais ;

-          Rédiger les messages officiels du chef de l’Etat  et du ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale ;

-          Organiser les audiences diplomatiques ;

-          Prêter assistance aux missions diplomatiques et postes consulaires accrédités chez nous ;

-          S’occuper des diverses formalités liées à l’accréditation des diplomatiques qu’à l’envoie et à l’administration des fonctionnaires consulaires ;

-          Régler les différentes questions suscitées par l’application des privilèges et immunités diplomatiques et consulaires.

Section III : FONCTIONNEMENT DE LA DIRECTION DU PROTOCOLE D’ETAT

§1. La Coordination

 

C’est le service qui fait fonctionner la direction. La coordination constitue pratiquement un trait d’union entre le directeur chef de service et les divisions d’une part et le directeur chef de service avec d’autres directions du Ministère. Pour réussir  dans sa mission, elle s’appuie sur un bureau s’occupant des correspondances envoyées auprès des services de l’Etat émanant des missions diplomatiques et des postes consulaires  et sur un pool informatique s’intéressant à la saisie et l’impression.

La coordination assiste le Directeur chef de service, fait

exécuter toutes les décisions de la direction.

§2. Les Divisions 

 

A. PREMIERE DIVISION : Accueil, cérémonie, Audience et

Facilitation (voyages officiels)

a)  Bureau d’Accueil

Ce bureau est chargé d’accueillir, d’encadrer et installer les délégations étrangères ou des personnalités qui viennent en visite officielle en République démocratique du Congo. Il enregistre toutes les formalités nécessaires à l’arrivée des personnalités étrangères se chargera de préparer  un projet de programme lequel est par la suite soumis et approuvé par le Directeur chef de service du Protocole d’Etat. Le projet de programme se préparer plus au moins deux semaines avant l’arrivée des personnalités étrangères.

 

b)  Bureau Cérémonie :

Ce bureau consiste à régler en collaboration avec le protocole présidentiel le cérémonial applicable aux cérémonies publiques et fixe les rangs et préséance officielles. Il prépare ensuite matériellement et ordonne les cérémonies publiques et les délégations étrangères qui participent en particulier. A cet effet, le bureau cérémonie veuille aussi au respect de la présentation des lettres de créances au chef de l’Etat.

 

c)   Bureau Audience :

Ce bureau a pour spécificité le contact. Il gère les rendezvous officiels (les audiences officielles et non privées). Le bureau audience trouve son fonctionnement dans l’article 41, alinéas 2 de la convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques stipulant : « toutes les affaires officielles traitées avec l’Etat accréditaire, confiées à la mission par l’Etat accréditant doivent passer par le ministère des affaires Etrangères d’Etat accréditaire ou par son intermédiaire, ou avec tel ou tel autre ministère dont il aura été convenu ». Ce bureau organise les contacts officiels entre les missions diplomatiques et les services publics de l’Etat. Il rédige chaque pour l’intention des autorités du ministère au travers le journal du protocole. 

        

d)  Bureau Visa et Facilitation

Ce bureau s’occupe de traitement de tous les dossiers officiels venant de différents ministères de la République Démocratique du Congo et d’analyser toutes les demandes de visas des membres du Gouvernement et des fonctionnaires (agents) de l’Etat congolais dans le but de leur faciliter l’obtention des visas pour les missions officielles qu’ils devront accomplir pour l’intérêt du pays. Ce bureau est conçu pour faciliter les autorités congolaises qui vont en missions officielles. Il sert d’intermédiaire entre les personnalités congolaises et les missions diplomatiques accréditées chez nous dans l’obtention des visas.

 

B. DEUXIEME        DIVISION :       PRIVILEGES      ET    IMMUNITES DIPLOMATIQUES

Bureau : Exonération et revente, immatriculation et identification diplomatique, visas, macaron et vignettes, litiges et contentieux.

a)  Bureau Exonération et Revente :

Ce bureau s’occupe d’accorder la franchise douanière aux

biens importés par les missions diplomatiques, les postes consulaires et les organisations internationales ou leurs membres. Les membres bénéficient de ces privilèges douaniers grâce à des accords internationaux (cfr Art.36 de la convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques).

 

b)  Bureau Immatriculation et identification Diplomatique

Il consiste à attribuer les plaques minéralogiques aux  véhicules destinés à l’usage des missions diplomatiques, des fonctionnaires internationaux et des membres des postes consulaires. Procède, également, à l’identification des diplomates et fonctionnaire internationaux accrédités en République Démocratique du Congo pour leur séjour au pays, notamment en leur octroyant les cartes d’identités  et le permis de conduire.

 

C) Bureau Visas, Macarons et Vignettes :

Ce bureau se charge de délivrer des visas diplomatiques, de service et de courtoisie, au personnel diplomatique, aux représentants des organismes internationaux, aux fonctionnaires internationaux ainsi qu’aux membres des familles des bénéficiaires susmentionnés. Il s’occupe aussi à aider les diplomates, les représentants des organismes internationaux, les fonctionnaires internationaux ainsi que les membres de leurs familles  ayant de problèmes de perte des documents diplomatiques et à octroyer les macarons et vignettes aux missions diplomatiques et organisations internationales qui les sollicitent.

 

c) Bureau Litiges et Contentieux 

Il consiste à résoudre ou à régler à l’amiable les différends opposants des particuliers, les engagés locaux aux missions diplomatiques, aux représentations des organismes internationaux.

 

C. TROISIEME DIVISION

Bureau : Réciprocité, Message, Assistance Diplomatique et Consulaire, Survol et Accréditation.

 

 

a)  Bureau Etude et Réciprocité    

Notons que ce bureau n’est plus opérationnel,  jadis il avait comme rôle d’étudier les avantages et les inconvénients réciproques qui résultent de l’application des normes internationales, de récolter auprès des missions diplomatiques congolaises à l’étranger les réactions. Pour l’application de la réciprocité et de dresser un tableau exhaustif des règles en vigueur dans les pays qui ont les rapports diplomatiques avec la République Démocratique du Congo.

 

b)  Bureau Message

Il s’occupe de la rédaction, la publication et l’expédition des messages officiels à adresser aux autorités des pays puissances amies à la République démocratique du Congo, mais encore de les transmettre à leurs destinataires et de publier les messages que les pays amis adressent aux autorités congolaises (à l’occasion des fêtes nationales, des  élections, des nominations, des promotions…).

 

c)   Bureau Assistance diplomatique et Consulaire 

Ce bureau veuille au respect du privilège de l’inviolabilité des missions diplomatiques et leurs membres selon les articles 1,2 et 3 de la convention de Vienne de 1961. Le deuxième paragraphe stipule : l’Etat accréditaire à l’obligation particulière (spéciale) de prendre toutes les mesures appropriées afin d’empêcher que les locaux de la mission ne soient envahis ou endommagés, la paix de la mission troublée ou sa dignité amoindrie ». Il s’en charge d’aider les missions diplomatiques dans la satisfaction  de ses multiples besoins liés à l’exercice de leur fonction (art.21 alinéas  1 et 2 de la convention de Vienne de 1961). 

 

Ce bureau accorde également, toutes les facilités pour que les missions diplomatiques puissent  remplir ses fonctions (cfr. Art.25 de la CV1 de 1961, p.81).

 

d)  Bureau Survol, Atterrissage et Accostage   

Il consiste à accorder en collaboration avec les autorités compétentes, les autorisations de survol et Atterrissage des aéronefs et d’accostage des navires. Il sollicite les autorisations de survol et l’atterrissage en faveur des aéronefs congolais encore en collaboration avec les autorités congolaises compétentes (militaires, commerciales).

 

e)  Bureau Accréditation

Ce bureau est chargé d’accréditer des chefs des missions diplomatiques, les chefs des postes consulaires, les attachés militaires, les coopérants techniques  et les représentants des Organisations     Internationales. Il      exécute     les    procédures d’accréditation en se conformant aux CV1 de 1961 et CV2 de 1963 relatives aux relations diplomatiques et consulaires dans le strict  respect.

 

CHAPITRE III : DEROULEMENT DU  STAGE

INTRODUCTION

 

Nous gardons encore dans notre esprit, le mouvement d’ambiance, de bienveillance et d’apprentissage qui nous a animés pendant notre moment de stage. Malgré qu’il eut quelques difficultés, la plupart des encadreurs, des chefs des bureaux nous ont reçus et initiés dans l’exercice de la vie professionnelle avec toute sollicitude et toute délicatesse. Ils se sont aussi bien occupés de nous, leurs futurs successeurs en ce sens que l’administration qui continuera et l’homme passera.   

Nous avons pu à sillonner pendant notre stage, tous les bureaux de trois divisions de la Direction du protocole d’Etat et le bureau de la coordination de la direction durant soixante-trois jours.

 

Dès l’entrée de jeu, nous sous sommes allés nous présenter auprès du coordinateur qui nous a indiqué notre premier bureau où nous avons commencé notre stage.          

 

La période de stage nous a permis de lier l’utile à l’agréable : dans chaque bureau, on procédait par une théorie et se suivait d’une pratique pour que nous ayons l’aptitude à faire ce qui s’y fait. Le stage nous a  ouvert l’esprit à comprendre avec clarté et éclat le fonctionnement de chaque bureau. Par leur savoir, savoir être et leur savoir faire, les agents nous ont lancé un défi à relever à notre tour lorsque nous y serons.

 

Pour parler de notre passage au Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale dans la Direction du Protocole d’Etat, nous avons trouvé intéressant de le décrire de la façon dont nous avons  parcouru les bureaux c’est-à-dire d’abord de la troisième division, ensuite de la deuxième division et enfin la première division.

Section 1 : Troisième Division

 

Le protocole d’Etat est la sixième division du Secrétariat générale aux Affaires Etrangères. Comme signalé  plus haut, cette direction est constituée par trois divisions dont la première est composée des bureaux formant le groupe  du protocole d’Etat débout et les deux autres bureaux du groupe du Protocole d’Etat assis.

 

§1. Bureau Assistance Diplomatique et Consulaire

 

Conformément à la convention de Vienne du 18 avril 1961

et du 24 avril 1963 sur les relations diplomatiques et consulaires, ce bureau consiste à assister les missions diplomatiques et  les postes consulaires accrédités en République Démocratique du Congo. 

Il est le troisième bureau de la troisième division de la

sixième direction du secrétariat aux affaires étrangères.

Comme indique son indice : 131.6.3.3 c’est-à-dire 

-131  : Indice du Secrétariat général aux affaires Etrangères ;

 131.6 : Indice de la Direction du Protocole d’Etat ;

131.3 : Indice de la troisième division de la Direction du Protocole d’Etat ;

131.3         : Indice du troisième bureau de la troisième division.

 

a)  Les attributions

Ce bureau est chargé de trois attributions, à savoir :

1)  Il veuille au respect des privilèges ou de l’inviolabilité d’une mission diplomatique ou d’un poste consulaire y compris ses membres dans ses implications pratiques ;

2)  Il aide les missions diplomatiques et les postes consulaires dans les multiples besoins à l’exercice de leurs fonctions ;

3)  Il accorde toute facilité à la division diplomatique et aux postes consulaires dans le fonctionnement de leurs tâches. Exemple :

fêtes, voyages, Arrestation ou d’autres cas de réclamation etc.

b) Les dispositions pratiques

C’est à travers la note verbale (un document officiel avec

lequel les missions diplomatiques, les postes consulaires entrent en contact avec les ministères des affaires étrangères et de la Coopération Internationale et Investissement). 

 

Dans le cadre d’une arrestation, le cas où un diplomate qui

est allé se promener à la cité par exemple où il croise les criminels qui saccagent sa voiture ou le pillent certains biens. Il va adresser une note verbale au protocole d’Etat qui va informer le service compétent pour le suivi. Dans d’autres cas de réclamation comme le problème de paiement des factures de la SNEL  ou de la REGIDESO. Si le montant est colossal  par rapport à ce qu’on paie, la mission diplomatique ou le poste consulaire  peut adresser une note verbale au Ministère des Affaires Etrangères (Protocole d’Etat) pour leur assister.

 

Bien qu’il apporte assistance aux missions diplomatiques et  aux postes consulaires accrédités dans notre pays, conformément aux conventions de Vienne de 1961 et de 1963, le bureau assistance diplomatique et consulaire est aussi appelé à apporter son concours dans les limites permises à une mission diplomatique et à un poste consulaire. A cet effet, la République Démocratique du Congo devra leur apporter toute assistance matérielle, logistique, morale et humaine et leur assurer la sécurité pour leur  rendre un bon fonctionnement de ses services dans l’accomplissement de ses tâches.

 

 

§2.  BUREAU MESSAGE DIPLOMATIQUE (indice : 131.6.3.1)

C’est le premier bureau de la troisième division de la

direction du protocole d’Etat.

a)  Importance

C’est un bureau qui ne traite pas n’importe quel message mais des messages ayant trait à la diplomatie. Ce bureau permet de redynamiser les liens, les relations diplomatiques avec les pays qui ont des missions diplomatiques et postes consulaires en République Démocratique du Congo ainsi que les Etats amis.

b)  Disposition pratique

Ce bureau joue un grand rôle dans un Etat parce que à travers, il y a moyen de résoudre mes conflits diplomatiques. Il fonctionne avec un guide pratique répertoriant un calendrier des fêtes nationales des pays ayants des missions diplomatiques chez nous.

Dans ce tableau, il  y a deux niveaux de messages nous avons : le message de félicitation et le message destinés aux puissances étrangères amies. Il transmet à leurs destinataires  les messages que  les autorités congolaises adressent.

 

Dans le bureau message, à travers ce service, la République Démocratique du Congo adresse des messages en cas d’un président élu, autoproclamé ou en cas d’une nomination d’un ministre des affaires étrangères, chef de la diplomatie d’un Etat ami ou encore en cas d’une célébration  d’une fête nationale, fête de l’indépendance, fête d’anniversaire etc.

 

Ces messages peuvent être adressés sans entendre la note verbale de l’ambassade, ils s’adressent souvent sous la signature du chef de l’Etat selon le cas.

Ce bureau s’en charge, s’il s’agit d’une nomination par exemple du point de vue fond, le contenu change par rapport à l’avènement d’un chef de l’Etat. Ce bureau rédige également des messages de condoléances, s’il s’agit du décès d’une personnalité étrangère des Etats en relations diplomatique avec notre pays etc.      

§3 : Bureau Etude et réciprocité (Indice : 131.6.5)

Il est le cinquième bureau de la troisième division du

protocole d’Etat.

a) Ses fonctions

Comme vu la haut, ce bureau n’est pas opérationnel mais il jouait des rôles d’étudier de quelle manière sont traités nos ambassades et postes consulaires à l’étranger et de réserver les mêmes traitements, les mêmes services et les mêmes conditions à ses diplomates accrédités chez nous, c’est-à-dire ce bureau s’en chargeait d’analyser et de rendre le même traitement et le même service et aux diplomates accrédités en République Démocratique du Congo comme les Etats accréditant  rendent  à nos diplomates chez eux.

§4. Bureau survols, atterrissage et accostage (indice : 131.6.3.2)

C’est le deuxième bureau de la troisième division dont

nous sommes entrés de traiter.

a)  Rôles

Ce bureau est chargé de la gestion des accostages, des

atterrissages et des survols des aéronefs et navires sur le territoire national congolais.

b)  Disposition pratique

Pour qu’un aéronef puisse survoler le territoire (espaces aérien congolais,  ou atterrir sur le sol congolais ou encore pour qu’un bateau puisse accoster sur l’espace maritime de la République démocratique du Congo, leur mission diplomatique ou poste consulaire doit adresser une note verbale au Ministère des Affaires Etrangères (Protocole d’Etat). Cette note verbale doit contenir des informations techniques telles que :

-          Le nom de l’appareil ou sa nationalité ;

-          Le type de l’appareil ;

-          L’immatriculation ;

-          L’indicatif radio (indicatif appel) ;

-          La date  et l’heure d’arrivée et de départ ;

-          La cargaison (ou le contenu) ;

-          Le point d’entrée et de sortie (officiellement  par l’aéroport de

N’djili ou soit par le Beach Ngobila)

-          La route d’aller et de retour ;

-          L’équipage ;

-          Nombre des passagers et leurs qualités ;

-          L’itinéraire (provenance et destination) ;

-          Le motif et le but du vol, d’atterrissage  ou d’accostage          

N.B : La procédure  citée ci-haut est valable pour le survol

et l’atterrissage mais pour l’accostage, il y a le concours de la Régie des voies maritimes (RVM) et de la régie de Voie Fluviale (RVF) est reconnu par leur compétence  aussi longtemps que la gestion de notre territoire maritime et fluvial est dans leurs attributions.

 

Faut aussi souligner que les demandes d’autorisation peuvent aussi se faire non seulement en note verbale mais également par le fax, télex etc.

Faut noter, enfin que le traitement de la note verbale se fait pendant huit jours ouvrables et 15 jours si c’est une note complexe sans compter les jours fériés.

 

S’agissant d’un vol d’un avion « VIP » ou il y a des officiels étrangers, des vols spéciaux où il y a des diplomates ou d’un avion militaire, le protocole d’Etat dépose  la note verbale au ministère de la défense pour l’autorisation de survol ou d’atterrissage.

S’il s’agissait d’un vol commercial, le ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale au travers la direction du protocole d’Etat, achemine la note verbale au ministère de transport pour l’examen.

 

 

c) Sortes d’Autorisation

Il  y a 2 sortes d’autorisation, à savoir :

-          Autorisation permanente : elle a une validité d’une année, elle se fait pour l’année prochaine ou les années qui suivent. Elle ne se fait pas pour l’année en cours.

-          Autorisation ponctuelle ou occasionnelle : elle se fait  pour l’année en cours. Sa validité est de 3 jours. Elle peut être demandée plusieurs fois selon le besoin.

§5. Bureau Accréditation (Indice : 131.6.3.4)

 

C’est le quatrième bureau de la troisième division du protocole d’Etat. Dans le concept accréditation, nous entendons l’acceptation des missions diplomatiques, des postes consulaires, des envoyés spéciaux, ou des attachés militaires.

a)    Attribution : 

Ce      bureau      est    chargé      d’exécuter         la     procédure d’accréditation des chefs des missions diplomatiques et des chefs des postes consulaires tant congolais qu’étranger.

A propos      d’accréditation des   chefs        des   missions diplomatiques (CMD), nous nous référons à la convention de Vienne du 18 avril 1961 sur les relations diplomatiques. Quant à l’accréditation des chefs des postes consulaires (CPC), nous nous référions à la convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires.

Parmi les CMD, nous citons : les ambassadeurs, les représentants des organismes  internationaux, les envoyés spéciaux, les chargés d’affaires a.i. ou à pieds.

Parmi les CPC, nous avons : le consul général, le consul, le vice-consul, le gérant intérimaire, le consul honoraire. Les quatre premières catégories du CPC sont des diplomates de carrière et sont nommés parmi les agents du Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale. Tout ce qu’ils font, leur salaire, location sont en charge du gouvernement du pays d’envoi. 

Mais le consul honoraire peut être un marchand, un commerçant, un religieux, un médecin, un avocat… exerçant la profession libérale. Tout  ce qu’il fait est à sa propre charge et il peut ne pas être de la nationalité de pays d’envoi.

b)   Procédure d’accréditation

-          Le Gouvernement du pays accréditant écrit une note verbale de demande d’agrément au gouvernement du pays accréditaire dans laquelle il se propose d’accréditer un nouveau CMD et en annexe le C.V.

-          Le gouvernement du pays accréditaire répond par une  note verbale d’agrément ou d’acceptation par laquelle ce gouvernement a  donné son accord;

-          Le gouvernement du pays accréditant adresse une note verbale en fixant le  jour, la date et l’heure d’arrivée du nouvel ambassadeur accepté. Dans cette note, on va signaler s’il va arriver par quelle voie : aéroport ou Beach pour que les agents  du protocole d’Etat soient saisis. Après l’arrivée de nouvel ambassadeur, il rend visite de courtoisie au directeur du protocole d’Etat et au cours de cette visite, il essaye de donner sa vision. Après cette visite, on le programme pour la présentation de la copie figurée de la lettre de créance auprès de ministre des Affaires Etrangères et de la coopération Internationale et après il  sera programmé pour la présentation de sa lettre de créance auprès de chef de l’Etat. C’est le même jour qu’il entre en fonction. Il va aussi parfois présenter la lettre de rappel de son prédécesseur.

Cette procédure est la même pour les attachés militaires à l’exception des attachés une fois agrées ils entrent directement en fonction, se présentent auprès des autorités militaires pour faire connaissance. C’est également la même procédure pour d’autres CMD et CPC mais quelques exception  pour le CPC :

-          Au lieu de note de demande d’agreement, on parle de demande d’admission ;

-          Le CPC va avec la patente (ou commission Consulaire ou encore lettre de provision) comme la lettre de créance chez  le CMD.

Pour le CMD, le pays accréditaire ne le remet rien mais pour le CPC, on le remet l’exéquatur pour entrer en fonction. Le consul honoraire pose sa candidature. Les CPC prennent contact avec les gouverneurs et non avec le chef de l’Etat car, le CPC est installé dans la province.

 

Section 2 : DEUXIEME DIVISION (131.6.2)

 

Cette division avec la troisième, forment  le groupe du protocole assis. La deuxième division est celle qu’on appelle la division des privilèges et immunités diplomatiques. Dans cette division, nous avons sillonné des bureaux identification et immatriculation ; visas, macarons, et vignettes, litiges et contentieux au bureau exonération et Revente. 

 

§1. BUREAU IDENTIFICATION ET IMMATRICULATION  (Indice : 131.6.2.1)

 

Ce bureau comme l’indique son  indice est le premier de la

deuxième division de la sixième direction aux Affaires Etrangères.

a)  Compétences : 

Il s’occupe à identifier tous les membres du corps diplomatiques et tous les fonctionnaires  des postes consulaires installés sur l’étendue du territoire national et à délivrer des cartes d’identités, des plaques d’immatriculation pour les véhicules des CMD et des PC ainsi que le permis de conduire congolais.

b) Fonctionnement : 

La procédure de l’obtention de la carte d’identité, les modes d’octroi d’une immatriculation, de permis de conduire.

Les cartes d’identités des membres du personnel diplomatique, de ceux de service ainsi que de leurs conjoints et de leurs enfants sont délivrées par la Direction du Protocole d’Etat.    

Il est de même de l’octroi d’immatriculation dans la série CD et IT, selon le cas, de leurs véhicules automobiles.

 

1° Procédure d’obtention de la carte d’identité

La direction du protocole d’Etat, dans sa deuxième division

au travers ce bureau, délivre quatre sortes de cartes :

1)  La  carte d’identité pour les membres du C.D

Elle est accordée aux agents diplomatiques et aux assimilés diplomates comme les représentants des organismes internationaux. Elle a comme couleurs « Rose ».

 

2)  La carte d’identité pour le corps consulaire :

Elle est accordée aux fonctionnaires consulaires de carrière ainsi qu’aux fonctionnaires consulaires  honoraires. Une carte  de couleur « Bleue ».

3)  Le permis de Séjour Spécial :

Il est délivré aux membres du personnel administratif et

technique ainsi qu’aux membres des organismes internationaux. Il est de couleur « Jaune ».

4)  L’Attestation de Service :

Elle est délivrée au personnel de service des M.D, des P.C

et des O.I. elle est de couleur Blanche ».

N.B : Cette carte d’identité est obtenue selon la procédure suivante :

-          La M.D procède par adresser une demande au Ministère des Affaires Etrangères en indiquant le nom, la qualité et la fonction de ou des bénéficiaires.

-          Il est aussi à noter que, pour prétendre au bénéfice de ce privilège, l’arrivée et la prise de fonction du ou des requérants devront être régulièrement notifiées par M.D ou Minaffeci.

-          Le membre de la mission bénéficiaire retire au Bureau d’identification de la direction du Protocole d’Etat un formulaire d’identification (aussi appelé  fiche de renseignement) qu’il remplit complètement.

-          Ce formulaire rempli est par la suite reproduit en cinq exemplaires qui seront retournés au Bureau d’Identification, en y joignant cinq photos format passeport et la page du passeport contenant la Visa délivré par le Ministère.

En principe, la carte d’identité est délivrée pour une durée égale à la durée du Visa octroyé par le Ministre au travers ce Protocole d’Etat, cependant à cause de difficultés de renouvellement des fournitures, le protocole d’Etat accorde dès lors, les cartes pour une durée de deux ans renouvelables.

 

2° Les Modalités d’octroi d’une immatriculation 

A travers ce bureau, le Protocole d’Etat délivre une autre série d’immatriculation, notamment :

1)  La série CMD : elle est accordée uniquement aux véhicules de fonction à l’usage des chefs de Mission Diplomatique ou des représentants des organisations internationales.

2)  La Série CD : elle est réservée aux Missions diplomatiques et aux membres du personnel diplomatique de la Mission.

3)  La Série CC : cette série obtenue par le chef de postes consulaires et fonctionnaires consulaires.

4)  La Série IT : Elle est octroyée aux véhicules appartenant aux catégories suivantes :

-          Les véhicules des membres du personnel administratif et technique des MD.

-          Les véhicules des O.I et ceux des ONG reconnues par le MINAFFECI ;

-          Les véhicules des Experts de la coopération technique ;

-          Les véhicules utilisés dans les projets de coopération sous couvert des M.D et des O.I.

Pour immatriculer un véhicule dans l’une des séries, cidessus, et aboutir  à l’obtention des plaques minéralogiques, la M.D doit adresser une demande écrite au MINAFFECI, en y joignant tous les documents requis, selon les cas ci-après :

      Si le véhicule a été importé en franchise douanière :

-          Une copie de l’exonération douanière accordée au

Minaffeci ;

-          Une copie de la déclaration douanière (ID pour l’importation définitive ou IE l’importation temporaire) délivrée par le service de Douane (OFIDA)

      Si le véhicule  a été acheté localement  auprès d’une tierce personne (cas de véhicule d’occasion déjà immatriculé en RDC)

-          Un acte de vente ou de Cession notarié

-          Une copié de l’ancienne carte rose

      Si le véhicule  a été acheté localement dans le  commerce automobile (cas de véhicule neuf et non encore immatriculé en

RDC)

-          Une facture délivrée par la  société vendeuse.

Généralement, avant leurs fins des missions définitives, les chefs de MD ainsi que les autres membres doivent notamment au MINAFECI, les cartes d’identités et les plaques minéralogiques destinées à leurs usages  personnels. En vue de bien identifier chaque M.D et ce numéro constitue le premier indice sur la plaque d’immatriculation.  

 

Pour illustration :      

                               001 : la Nonciature (Saint Siège)

                               002 : L’Allemagne

                               003 : La Belgique

                               017 : Le Royaume Uni

                               025 : le PNUD

                               055 : la République Sud Africaine

3° la procédure d’obtention d’un permis de conduire congolais

Le corps diplomatique et le corps consulaire ayant déjà eu le permis de conduire peuvent obtenir sur demande adressé au MINAFFECI un permis de conduire congolais. La Mission diplomatique adresse au MINAFFECI un permis de conduire congolais en indiquant : le nom, la qualité et la fonction du bénéficiaire, en y joignant une photocopie du permis de conduire du pays d’origine, les photocopies des pages 1,2 et 3 du passeport, plus la page du Visa en cours de validité et 4 format photos passeports du bénéficiaire, une fois en possession de tous ces éléments, le MINAFECCI établit une note demandant à la commission nationale du Délivrance des permis de conduire (CNDP) d’en délivrer un pour le bénéficiaire en sera muni d’une copie de la lettre précitée, se présente à la CNDP, afin de s’acquitter du coût de fabrication d’un permis hors taxe selon le tarif affiché par le fabricant.

 

4° Demande d’autorisation de traversée (A.T)

Les membres  des M.D, les fonctionnaires consulaires et internationaux qui désirent se rendre à Brazzaville en République du Congo par  le fleuve sollicitent au MINAFFECI une autorisation en traversée. La M.D adresse au MINAFECCI une note verbale en indiquant le nom, la qualité et la fonction de ses membres requérant ainsi que le motif de cette  traversée. Si le membre de la M.D sera accompagné d’un véhicule, les caractéristiques du dit véhicule doivent être mentionnées dans la note verbale.

 

Le MINAFFECI délivre par la suite une autorisation du traversée dont devra se munir le bénéficiaire pour effectuer   sa traversée. Il est important de noter que selon les accords passés entre les deux Congo (RDC et R.C) : toutes les traversées  entre Kinshasa et Brazzaville  doivent effectuées à partir du Beach N’gobila. Il est  par conséquent prohibé d’effectuer la traversée du fleuve à partir d’un port prohibé.

 

§2. BUREAU VISAS, MACARONS ET VIGNETTES (indice : 131.6.2.3)

C’est le troisième bureau de la division privilèges et immunités diplomatique du Protocole d’Etat. Conformément  à la convention de Vienne de 1961, relative à la réglementation des relations diplomatiques. Par cette convention, les diplomates et les fonctionnaires internationaux doivent bénéficier des avantages particuliers appelés « privilèges » pour leur faciliter de bien remplir leur mission en travaillant en toute quiétude dans les Etats accréditaires.

a) Fonction

Ce bureau joue le rôle dans l’octroi des privilèges aux M.D

installées dans notre pays. Ce bureau octroie des privilèges comme : 1° les Visas : le MINAFFECI délivre 4  sortes de visas de séjour :

-          Visa diplomatique : il est accordé aux diplomates en fonction en RDC qui détiennent les passeports

diplomatiques ainsi que leurs familles ; aux fonctionnaires  consulaires de carrière ou honoraire ayant un tel passeport ainsi qu’aux représentants des organisations internationales détenant un laissez passer rouge.

-          Visa de Service : est accordé aux agents administratifs et techniques d’une M.D et membres de leurs familles au premier rang vivant dans leur foyer ; aux consulaires honoraires détenteurs d’un passeport de service, aux membres de mission de coopérative technique (GTZ, CTB… Ainsi qu’aux membres des O.I ayant le laissez passer bleu.

-          Visa de courtoisie : le visa de courtoisie est accordé aux membres du personnel de Service n’ayant pas la nationalité congolaise détenteur d’un passeport  ordinaire de leur pays et n’ayant pas une résidence permanente en RDC ; aux membres de leurs familles au second degré vivant dans leurs  foyers à leur charge, aux fonctionnaires  consulaires honoraires détenteurs des passeports ordinaires ainsi qu’aux experts œuvrant dans les différents projets de coopération et les membres de leurs familles respectives.

-          Visa volant : C’est un visa de voyage accordé à titre exceptionnel aux catégories de personnes citées ci-haut ainsi qu’aux membres des délégations officielles étrangères en visite ou en transit en RDC. Par Exemple, là où la RDC n’est pas représentée et qu’une personne veut venir ici pour travailler comme agent dans une ambassade, cette ambassade va écrire une note verbale au MINAFFECI de la RDC pour qu’en accorde à son agent là le visa volant de voyage pour venir en RDC.

 

N.B : Le Visa est accordé aux personnes dont l’aveu a été notifié au MINAFFECI  par leur ambassade. On utilise le même cachet pour le visa de courtoisie et le visa volant (le visa est mis sur la note verbale adressée par l’ambassade au MINAFFECI et ce visa est accordé pour 4 jours. Le  visa de séjour est mis dans le passeport.

 

2° Macarons

Ce sont des insignes que le MINAFFECI accorde aux protocoles des ambassades et des O.I pour leur permettre l’accès à l’aéroport international de N’Djili. La MD écrit au MINAFFECI  avec les noms des personnes qui devront en posséder. C’est le ministère qui écrit au service compétent de la RVA pour livrer les macarons aux personnes désignées.

 

3° Vignettes

Elles permettent le véhicule d’entrer jusqu’au tarmac pour récupérer des valises diplomatiques. Mais les macarons facilitent l’accès en se limitant seulement au niveau des installations de l’aéroport. La valise diplomatique ne peut être contrôlées  ni inspectées : le sac, le paquet, enveloppes destinées aux M.D en  P.C.

§3. Bureau Litiges et contentieux  (indice : 313.6.2.4)

Il s’agit du quatrième bureau de la deuxième division du Protocole d’Etat.

a)  Fondement Juridique : 

Ce bureau tire son fondement juridique de la convention de Vienne de 1961 et de 1963.

b) Attribution : 

Ce bureau est chargé de rechercher des moyens de

règlement amical des conflits qui opposent le M.D ou les P.C et leurs membres dans leur rapport privé, contractuel  (entre un diplomate et un congolais par exemple).

Il est également de canal de transmission  des dossiers provenant de la justice qui vont destinés  aux M.D ou aux P.C.

Pour les litiges du travail, le bureau sollicite l’établissement

de procès-verbal de son conciliation.

c)  Sortes de litiges :

Nous pouvons considérer le concept « litige » comme haute contestation pouvant donner lieu à un procès ou à l’arbitrage. Ainsi, nous allons ici distinguer donc :

 

1° Litige de travail : né suite à un comportement d’une partie au contrat du travail ne permettant pas à l’autre d’honorer son engagement contractuel. 

Exemple : MD et son employé congolais 

2° Litige de bail : nécessite à un comportement d’une partie au contrat de bail ne permet pas à l’autre d’honorer son engagement contractuel.

Exemple : une M.D qui loue la maison d’un bailleur congolais.

3° Litige d’accident : née suite à un accident est causé par les véhicules ou les engins mis à la disposition des M.D ou P.C.

Exemple ; quand le véhicule d’une M.D cogne un sujet congolais.

4° Cas Sociaux : conflit survenant lorsqu’un diplomate engrosse par exemple une fille congolaise.

d) Fonctionnement :

Ce bureau procède par réceptionner  les dossiers provenant de la justice destinés aux M.D et P.C et les transmet à sa destination. Pour fonctionner, le bureau dispose d’un cahier d’enregistrement qui sert à récolter les différentes  informations telles que : le numéro d’ordre du dossier, la date d’entrée du dossier, le numéro du dossier, l’identité du plaignant, l’identité de l’accusé, l’objet ou le motif de l’accusation, l’observation  particulière ; la date du dépôt du dossier au Secrétariat général, la date du dépôt du dossier à la M.D ou P.C et la suite réservée.

 

§4. BUREAU EXONERATION ET REVENTE  (Indice : 131.6.2.2)

C’est le deuxième bureau de la deuxième division du protocole d’Etat comme indique son indice.

a)  Attribution

S’occupe de la franchise douanière des marchandises et la cession des véhicules ainsi que de la revente des biens (marchandises ou véhicule de la M.D ou du P.C ou encore de ses membres).

 

b)  Disposition pratique :

1° Exonération : la MD adresse une note verbale au MINAFFECI contenant les éléments ci-après :

-          Le nom du CMD

-          La nature de la marchandise 

-          Sa valeur 

-          Son poids

-          Son lieu de dédouanement

-          Sa destination

Cette demande écrite (N.V) doit être accompagnée des annexes suivantes :

-          Un formulaire de déclaration douanière (ID : Importation définitive ou IT : Importation temporaire)

-          Une facture 

-          La lettre de transport (BIC : Bill of Lordy (Transport maritime) ; L.T.R (lettre de transport routier), LTA (lettre de transport aérien)

-          Attestation de dotation (s’il agit d’un don)

-          La liste de colisage (s’il s’agit des effets personnels : des biens  vestimentaires, de ménage…)

Dans le cas des effets personnels, la demande doit être faite au nom uniquement de membre de la M.D ou du P.C et non au nom de son épouse ou son enfant. Pour le traitement de tel dossier, le bureau insiste beaucoup sur la liste de colisage.

2°Revente : pour procéder à l’obtention de la vente, la MD ou le PC adresse une note verbale au MINAFFECI en indiquant :

-          La marque du véhicule. Par exemple : marque Mercedes Benz

-          Le type de véhicule : par exemple 190

-          L’année de la fabrication : par exemple : 2007

-          L’année d’entrée en RDC. Par exemple : 2008

-          Le numéro de châssis

-          Le numéro du moteur

-          Le numéro d’immatriculation

Cette demande doit être accompagnée de certaines annexes notamment :

-          Une copie de l’exonération accordée au moment de l’importation du véhicule à revendre

-          Une copie des cartes d’immatriculation

-          Une copie de l’acte de vente ou cession notariée.

Il est demandé de retourner au MINAFFECI les plaques minéralogiques qui appartenaient au véhicule à revendre avant toute revente ou cession.

Il y a 2 sortes de revente, à savoir :

      Revente sans rappel des droits de douane si le délai d’utilisation est respecté (après 2 ans)

Exemple ; les véhicules ayant les plaques CD

      Revente avec rappel de droits de douane le délai est respecté (avant 2 ans)

Exemple ; les véhicules ayant les plaques IT. Pour les véhicules en IT appartenant à un membre de la M.D (un diplomate), la revente va se faire sans rappel de droit de douane.

 

3° Cession : les véhicules ne peuvent être cédés en RDC

qu’après une période de 2 ans après son utilisation sur le territoire  congolais. Si un diplomate  veut céder son véhicule auprès d’un autre diplomate dans ce cas même si le délai d’utilisation n’est  pas respecté, il bénéficie d’office des privilèges de son statut. Ainsi la  Cession doit être faite sans rappel de droit de douane.

 

Mais si la personne qui bénéficie de la cession n’est pas

diplomate et que le véhicule n’a pas  respecté  le délai d’utilisation de 2 ans, dans cet  autre cas, la cession doit être faite avec rappel de droit de douane.

A l’instar de la revente, nous avons 2 sortes de cession ; 

      Cession sans rappel de droit de douane

      Cession avec rappel de droit de douane

Section 3 : Premier Division (131.6.1)

 

Cette division est composée des bureaux qui forment le groupe du protocole d’Etat débout. Ici, nous avons  parcouru des bureaux cérémonies, accueil, audience au bureau facilitation voyages officiels.

 

§1. Bureau Cérémonies (Indice : 131.6.1.2)

 

C’est le deuxième bureau de la première division de la direction du protocole d’Etat. C’est un bureau qui s’occupe exclusivement de toutes les cérémonies dites officielles ou publiques aux quelles prennent part des officiels nationaux ou étrangers.

a) Les concepts : 

Le Concept cérémonie exprime, dans le langage courant, la

forme extérieure d’un événement  par un fait interne.

Le terme cérémonial s’applique à un ensemble et ordre établi et règle dans une cérémonie. Tout ce qu’on   a conçu   pour  rendre visible, agréable et attrayante la cérémonie c’est-à-dire les étapes pour réalisés une cérémonie, le vocable étiquette désigne l’ensemble, l’ordre de préséance, de l’usage.

Du point de vue protocolaire, l’étiquette a 2 sens :

-          Le terme, l’habillement 

-          Le carton, la carte marque place, un chevalet.

Il y a de chevalet nominatif où on marque le nom et la qualité. Les placements des étiquettes lors d’une cérémonie se suivent selon un principe de base : la préséance : c’est le droit de précéder quelqu’un soit selon l’ordre hiérarchique d’âge,  de sexe…

 

Nous avons 3 sortes de préséance :

-          La préséance officielle : en RDC, on se réfère à la loi fondamentale, aux décrets, à l’arrêté…

Exemple : en nous référant à la constitution, on voit la hiérarchie des institutions de la République :

      Président de la République

      Parlement 

      Gouvernement 

      Cours et tribunaux 

-          La préséance diplomatique : elle est basée sur la présentation des lettres de créance auprès de chef de l’Etat. En RDC,  celui qui présente le premier est préséant sur les autres. Sous d’autres cieux, c’est le nonce apostolique qui tient le décanat du corps diplomatique.

Surtout les Etats ayant la forte influence de l’Eglise catholique.

-          La préséance par courtoisie : elle est un privilège que l’on accorde à quelqu’un selon qu’il est le plus âgé, le plus gradé, de sexe opposé ayant exercé des différentes fonctions c’est-à-dire privilège au cours d’une cérémonie.

b) Les activités du bureau cérémonie

Ce bureau a pour rôle d’ordonner la célébration d’un événement social.

Il a deux grandes fonctions à remplir :

-          Il consiste à la préparation matérielle - Il consiste à l’ordonnancement.

c)  L’importance du Bureau

La présence des agents de ce bureau au cours d’une cérémonie officielle est importante  pour la raison qu’ils ont la maitrise de répondre à des nécessités pratiques relatives à la question de la préséance, d’étiquette, de cérémonial… pour éviter les incidents diplomatiques surtout en présence des personnalités étrangères.

d) Les devoirs quotidiens

Avec les habitudes des agents de rencontrer les étrangers,

quand il y a le contact permanent, on se familiarise. Tous  ces atouts majeurs contribuent à la  réussite des cérémonies. Le fait même de connaître nos invités est un atout aussi un facteur de réussite.

 

e)  Les cérémonies  les plus courantes

-          Présentation des lettres de créance

-          Les adieux au chef de l’Etat

-          La décoration des membres du corps diplomatique

-          La présentation des vœux de nouvel an

-          Les funérailles officielles

-          Les diners officiels 

Le cérémonial pour chacune de ces cérémonies repose sur les mêmes principes de courtoisie, d’égalité et de respect mutuels qui président aux rapports officiels.

f)   Règles Générales en matière de manifestation publique

L’organisation d’une cérémonie se fait en 3 étapes : avant, pendant et après la cérémonie.

      Avant la cérémonie :

On examine ici les actes qui sont posés à partir du moment où à la décision est prise jusqu’au moment où arrivent les premiers participants ou invités dans la  salle. Les actes à analyser sont :

-          L’organisation matérielle : lorsqu’il s’agit de localiser le lieu de la cérémonie, les accessoires usuels (les matériels), le cocktail ou un rafraichissement. C’est le moment de l’élaboration de projet des listes des invités.

-          L’Elaboration du programme : il s’agit de définir les différents points inscrits à l’ordre du jour de la cérémonie de façon chronologique et distribuer avant le début de la cérémonie c’est-à-dire on détermine les différentes heures des invités du moins gradés au plus gradés.

-          L’invitation ou la convocation : c’est quand il s’agit de la rédaction d’un texte que l’on est en train de circoncire l’événement. Ici, on détermine le nombre et la qualité des invités et participants à cette cérémonie.

-          La couverture  médiatique : lorsqu’on fait appel à la presse pour couvrir les événements.

-          La mise en place : c’est la détermination au préalable de l’ordre hiérarchique des autorités de l’Etat prenant part à une manifestation publique. Pendant la cérémonie :

Dans cette étape, le Bucer n’a  que 2 rôles à jouer notamment : 

-          L’accueil et l’installation des invités et des participants 

-          La distribution  des rôles (c’est-à-dire accorder la parole aux invités) et introduction des intervenants.

      Après la cérémonie 

A la fin de la manifestation, le Bucer procède par

l’évaluation sur l’organisation, le déroulement de la cérémonie.

 

§2. BUREAU ACCUEIL : (INDICE : 131.6.1.1)

Il s’agit  du premier bureau de la première division  du protocole d’Etat au Ministère des  Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale.

a)  Attribution : 

Il est chargé de recevoir la délégation  étrangère ou les

personnalités qui viennent en visites officielles dans notre pays. 

Il  y  a plusieurs sortes de visite officielle :

-          Visite de travail : quand les autorités étrangères viennent rencontrer nos officiels pour un objectif en cas de convention, des conférences, symposium…

-          Visite d’Etat : lorsqu’il s’agit du déplacement d’un chef d’Etat étranger vers notre pays

-          Visite de courtoisie : quand une autorité étrangère qui est venue chez nous comme en transit mais souhaitant ne fut ce que présenter ses civilités ou saluer une de nos autorités. Il s’agit d’une visite sans objectif. La visite d’Etat est aussi d’une visite sans objectif la visite d’Etat est aussi une visite officielle pouvant être de travail ou de courtoisie.

 

b) Fonctionnement du Bureau

C’est par la note verbale émanant d’une M.D ou d’une P.C

que le Protocole d’Etat arrive à savoir qu’une autorité est en visite. Comme dans sa  mission, ce bureau s’en charge d’accueillir les délégations étrangères venant en visites officielles en RDC depuis leurs arrivés jusqu’à leurs retours. Il s’occupe également, dans son fonctionnement, à ce que les délégations reçues puissent avoir un bon traitement sur notre territoire, puis ce bureau les aide à accomplir leurs tâches à travers le contact ou les rencontres avec les autorités congolaises.

Généralement, l’accueil se fait en 2 phases :

-          Phase préparatoire : elle se situe entre l’annonce d’une délégation et son arrivée effective sur le territoire congolais.

Cette annonce se fait à travers une note verbale qui est pour nous un document officiel dans lequel la M.D concernée informe le MINAFFECI de l’arrivée d’une délégation de son pays et précise le jour, l’heure d’arrivée, le nom de personne qui arrive, sa qualité, l’objet de sa mission, la liste des personnalités congolaises à rencontrer, le point d’entrée en RDC.

A l’instar d’autres pays, en RDC, l’accueil officiel se fait sur le point d’entrée tandis que sous d’autres cieux en France, par exemple l’accueil se fait  2 ou 3 jours après l’arrivée de la délégation dans un endroit  aménagé (au champ Elysée, le palais présidentiel français).

Pour annoncer l’arrivée, les M.D installées ailleurs peuvent aussi utiliser le message sous forme de télégramme ou de téléphone. Mais cette technique bien que rapide, elle manque de preuve matérielle.

 

Le Bureau Accueil  a sa ramification à l’aéroport de N’Djili. C’est l’Antenne de N’Djili. Lors de l’arrivée à l’aéroport pour accueil, il  y a un comité d’accueil constitué par l’homologue de la personne à recevoir : du plus grand au plus petit. Au retour, c’est le comité d’accompagnement : du plus petit au plus élevé.

 

§3. BUREAU AUDIENCE : (INDICE 131.6.1.3)

 

Il s’agit du troisième bureau de la première division de la

direction du protocole d’Etat.

 

 

a)  Objet ou attribution :

Ce bureau  est chargé de gérer des audiences officielles (et non privées) c’est-à-dire il s’occupe de la gestion des rendez-vous officiels avec nos autorités en faveur des M.D ou P.C. les rendezvous s’inscrivent dans le cadre de démarche diplomatique qui permet aux diplomates de remplir ses fonctions en redynamisant les relations. Ce bureau facilite également la redynamisation des relations bilatérales et multilatérales avec nos partenaires extérieurs. Ce bureau se situe au niveau de contact officiel qui est le contact qui concerne les audiences accordées par les autorités congolaises (chef de l’Etat, le premier ministre, les ministres, président du Sénat, de l’Assemblée nationale, le premier président de la CSJ)  aux personnalités étrangères. 

 

Aucune audience officielle, en principe, avec les officiels étrangers ne peut être fixée sans que le MINAFFECI n’ait été saisi. Faut que le MINAFFECI soit informé.

b) Fondement juridique du Bureau Audience :

Ce bureau tire son fondement à partir de l’article 41 alinéa de la CV1 de 1961 sur les relations diplomatiques qui stipule que : tout contact officiel entre le corps diplomatique et les autorités de l’Etat accréditaire doit passer par le MINAFFECI. Faire le contraire, c’est violer le droit international, c’est un incident.

 

c)  Procédure

Nous avons des repères pour qu’une audience s’organise :

- La note verbale : toute note émanant du C.D doit impérativement  porter les mentions (repères) ci-après :

      L’entité destinatrice (M.D), le nom du demandeur d’audience, le nom et la qualité de la personne sollicitée, l’objet de la demande d’audience.

      S’agit d’une délégation, il faut citer les noms, les qualités et les rangs des officiels qui seront reçus ; faut préciser la date d’arrivée et de départ de la délégation, l’objet  de la demande d’audience etc.

      S’il s’agit d’une visite de courtoisie ou d’adieu, on n’a pas besoin de préciser. Car, l’objet d’audience procède par l’enregistrement, puis traitement de dossier en tenant compte de principe de réciprocité. Le bureau par après va déposer le dossier au service destinataire. Et on accuse réception et on classe le dossier (accusé réception) dans les dossiers en cours de traitement. Et, le bureau fait le suivi par rappeler chaque fois pour arracher l’audience. Parfois, le service destinataire envoie la lettre administrative pour répondre et le bureau transmet la réponse au demandeur d’audience en lui communiquant le jour, les heures et les lieux. Souvent, on rappelle au demandeur un jour avant le jour fixé  pour le rendez-vous.

Si l’audience est accordée au MINAFFECI, pour le ministre

des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale, on vient déposer la note verbale, on la traite, on fixe et programme l’audience. On établit un journal du protocole c’est-à-dire on établit le programme d’audience.

 

Dans notre parcours au Bureau Accueil, nous avons par palper la réalité. Nous avons analysé les notes verbales de demande d’audience  émanant des M.D espagnole, de la République du Congo et de la Guinée qui souhaitaient rencontrer le Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale Congolais, son excellence  monsieur MBUSA NYAMWISI. Nous avons ensuite établi le journal du Protocole du 25 Août 2008 en fixant le rendez-vous de S.E Monsieur Miguel FERNANDEZ-PALICOS M., Ambassadeur d’Espagne, de S.E Mr Gustave PANA ZOULA M., Ambassadeur de la République du Congo et de S.E monsieur le ministre des Affaires Etrangères Guinéen, tous pour une visite d’adieu excepté  le ministre guinéen qui a visé une visite de courtoisie. Ces audiences ont eu lieu le 25 aout 2008 et nous les avons arrachées.

Si l’audience est demandée à la présidence, auprès du chef de l’Etat, seuls les CMD ayant rang d’ambassadeur pouvant être reçu en audience par le chef de l’Etat pour des raisons protocolaires.     

 

Auprès du chef de l’Etat, les audiences sont sollicitées uniquement :

-          Lors de la présentation des lettres de créance du début  de mandat diplomatique ;

-          Lors des adieux à la fin du mandat diplomatique

-          A la demande expresse du chef de l’Etat à sa propre initiative ou sur proposition du ministre des Affaires Etrangères

-          En cas du changement à la tête du pays accréditaire, pour une visite de courtoisie.

 

L’audience à demander auprès de chef de l’Etat doit être annoncée un ou deux mois en avance c’est-à-dire avec un délai raisonnable  pour ne pas gêner l’agenda du chef de l’Etat. Aucune audience auprès du chef de l’Etat ne peut être accordée ou fixée en faveur du demandeur c’est toujours à la convenance du président de la République et ne peut faire l’objet d’aucune pression. C’est-à-dire elle se fixe de manière discrétionnaire.

 

§4. BUREAU : VOYAGES OFFICIELS : INDICES : (131.6.1.4)

C’est le quatrième bureau du protocole d’Etat dans sa

première division.

a) But : 

Il s’occupe de toutes les formalités  de l’obtention de

passeport diplomatique et de service ainsi que les notes verbales de demande de Visa pour les détenteurs de ces passeports. Il consiste également à mener des démarches auprès des M.D pour l’obtention de visa en faveur des membres du gouvernement et les fonctionnaires congolais devant effectuer des voyages officiels (achat de billet, réservation…)

Ce bureau s’en charge aussi d’informer les M.D congolaises

à l’étranger de projet de voyage dans leur juridiction et soumettre à leur appréciation les souhaits des voyageurs par rapport à l’objet de leur mission et à leur séjour dans les villes d’accueil. A long  terme, ce bureau consiste à assurer la conservation de tous  les passeports diplomatiques et de service.

 

b) Constitution du dossier de demande de Visa officiel

-          Le passeport : c’est un document délivré à ses ressortissants par l’administration d’un pays certifiant l’identité de son détenteur pour lui permettre de circuler à l’étranger. Dans le passeport, on trouve comme information : le nom, le post nom, le lieu et la date de naissance, la taille, la forme du visage et des yeux, la profession et l’adresse du détenteur. Actuellement chez nous, nous utilisons 3 sortes passeports.

-          Passeport ordinaire : c’est le passeport qu’on peut délivrer au MINAFFECI à tous citoyens congolais.

-          Passeport de Service : Il est destiné exclusivement aux fonctionnaires à qui  l’Etat confie la mission à l’étranger.

-          Passeport diplomatique : est accordé aux agents du ministre des affaires étrangères et de la Coopération Internationale qui ont intégré le corps des diplomates nationaux. Le chef de l’Etat signe un décret  pour l’octroi de ces 2 derniers types de passeport.                    

      Ordre de Mission : c’est un document émis par l’autorité compétente d’une institution du pays (Ministre, ADC, Direcab…) désignant un ou plusieurs fonctionnaires bien connus à effectuer une mission de l’Etat à l’Etranger. Un ordre de mission peut aussi être établi pour effectuer une mission à l’intérieur de l’Etat.

L’ordre de mission a pour composante le nom  et le post-

nom du fonctionnaire, la qualité, l’objet de la mission, les dates du départ et du retour, l’itinéraire à suivre, moyen de transport, le frais à charge ou imputation, le lieu de l’établissement de l’ordre de mission, le nom et le post-nom de l’émetteur de l’ordre de mission y compris sa signature.

      Note verbale : c’est une note émanant  des services généraux du Ministère des Affaires Etrangères sous forme d’une recommandation en faveur d’un ou plusieurs fonctionnaire de l’Etat bien identifiés en vue de l’obtention  d’un visa de voyage dans une M.D bien déterminée d’un visa voyage dans une M.D bien déterminée.

      Autorisation de sortie : un document émis par le MINAFFECI dans ses services généraux  en faveur d’un ou plusieurs fonctionnaires en vue de les mettre en ordre vis-à-vis de service de Migration aux frontières.

      Invitation : c’est l’ensemble des correspondances ayant trait à la mission à effectuer.

      Formulaire de demande de Visa

C’est le document émis par la M.D dans lequel  on doit fournir tous les renseignements concernant les missionnaires et son voyage.

      Visa : c’est une formule ou un sceau ou encore un timbre accompagné d’une signature que l’on appose dans un passeport ou un document tenant bien de passeport et qui donne l’autorisation d’entrée et de séjourner dans le pays qui l’accorde pour une durée bien déterminée.

 

LA COORDINATION DE LA DIRECTION DU PROTOCOLE D’ETAT

Après avoir parcouru tous les bureaux du service du Protocole d’Etat, nous nous sommes retournés à la coordination, comme signalé plus haut, qui est le service qui fait fonctionner la direction et le couroi de transmission entre le directeur chef de service et les divisions d’une part et le directeur chef de service et d’autres directions d’autre  part.

 

Pour réussir dans sa mission, la coordination s’appuie sur deux bureaux qui sont :

-          Bureau courrier qui s’occupe de la gestion des correspondances qui sont envoyées auprès des services de l’Etat émanant des M.D des  P.C.

-          Pool Informatique qui consiste à la saisie et là l’impression.

DISPOSITION PRATIQUE

La coordination, dans son fonctionnement, procède par l’enregistrement des correspondances, les classes dans un signataire et les fait connaître au Directeur chef de service du Protocole d’Etat pour l’appréciation.

 

Après les avoir soumis à la connaissance du directeur, le chef de service les retourne à la coordination qui va se charger de leur dispatching suivant les annotations du Directeur pour le traitement au travers les carnets de transmission. Après le traitement,      avant        l’expédition,      les correspondances       sont enregistrées, scellées (cachetés) et numérotées.

C’est au niveau de la coordination qu’on conçoit certains

documents officiels d’urgence destinés aux M.D ou aux P.C.          

           

CRITIQUE

 

Après notre passage au MINAFFECI, nous avons trouvé opportun de porter quelques critiques par rapport à ce que nous avons pu constater pendant notre moment de stage c’est-à-dire l’Etat du bâtiment qu’abrite le MINAFFECI, de son fonctionnement et de son personnel.

 

A propos du bâtiment du Ministère, nous avons relevé qu’il

est à  un état de délabrement très avancé. Il est très mal entretenu. Il a un édifice de 8 étages avec deux ascenseurs dont l’un est hors usage et l’autre est opérationnel mais fonctionnant de façon douteuse. La RDC a du mal à attirer les estimes des autres par la manière dont elle se présente à travers ses bâtiments. Des plafonds délabrés, le mur avec de fissures, les portes avec des vitres en casse. Les bureaux sont installés dans les locaux très étroits, parfois deux bureaux partagent un même local  avec toute promiscuité, des armoires abimées accusant une très mauvaise conservation des documents, des chaires et tables en mauvais état, un système de ventilation bouché…

 

Quant au fonctionnement du Ministère (Protocole d’Etat), Ministère travaillant avec des matériels précaires et inadéquats et utilisant des procédés archaïques. Il y a également le manque de moyen des transports et la lenteur dans le traitement des dossiers. En outre, nous avons constaté parfois l’incompatibilité parfois le manque d’étroite collaboration entre le cabinet du ministère et les fonctionnaires de l’Etat pour assurer le bon fonctionnement du ministère.

 

En ce qui concerne le personnel du Ministère, nous avons soulevé l’irrégularité et le retard par rapport aux heures des services. Cela pourrait aussi s’expliquer par le manque des moyens de transport et de difficiles conditions de transports en commun. Il est aussi à remarquer qu’ici, les agents comme la plupart des fonctionnaires de l’Etat congolais rencontrent d’énormes difficultés dans l’accomplissement de leurs tâches notamment la prestation sans motivation ni assistance sociale pour les agents et cela influe beaucoup sur le rendement, l’efficacité et l’efficience de l’administration publique.

 

Nous avons en plus constaté que le français, notre langue officielle, adoptée  pour le travail en République Démocratique du Congo est très menacée par l’influence et l’expansion de Swahili une des nos langues vernaculaires. Ce Ministère est sensé être le pont entre notre pays et le reste du monde, et ce phénomène des langues est entré de créer un sentiment de régionalisme parmi les agents et fait croire que le recrutement s’est réalisé sur base du clientélisme et de népotisme au sein du dit Ministère en particulier et de l’Administration  publique en général.

 

SUGGESTIONS

 

Il nous sera objectif de vouloir proposer des pistes de solution relativement aux critiques adressées pour chercher de tirer le Ministère des Affaires Etrangères et de la  Coopération

Internationale dans l’Etat où il se trouve.

La diplomatie étant la concrétisation de la politique étrangère d’un Etat et le MINAFFECI étant l’organe du gouvernement chargé de la gestion de la politique extérieure du pays, il serait un honneur pour la Nation de commencer d’abord par l’entretien et la réhabilitation du bâtiment qu’abrite le dit Ministère.

 

Le gouvernement, doit doter ce ministère des moyens matériels adéquats qui vont permettre aux agents d’utiliser des procédés modernes en vue d’atténuer la lenteur et de fournir des services de qualité dans ses tâches. Le Ministère, doit chercher à établir un courant de confiance, tout un système de communication efficace favorisant la cohésion et la collaboration entre son cabinet et les agents du Ministère.

 

Le Ministère doit, également chercher à assurer la discipline et à faire observer l’Ethique et la déontologie professionnelle enfin d’éviter les irrégularités et le retard à l’arrivée des agents au lieu de travail. Le personnel doit nécessairement être motivé de ses efforts dans l’exercice de leur fonction autant pour dire que le gouvernement doit chercher à définir et à appliquer une politique salariale consécutive en fin d’arriver à améliorer les conditions de vie de travailleurs dans le travail comme dans leur foyer.

 

C’est de cette manière aussi que le Ministère pourra lutter contre la corruption et parfois la médiocrité de la part de son personnel. Favoriser l’usage de la langue française pour éviter que personne ne soit lésée et afficher une bonne attitude à l’égard des visiteurs surtout étrangers dans l’enceinte du Ministère. L’Etat congolais doit enfin contribuer à la formation de ses fonctionnaires pour élever leur niveau de compétence en vue de rendre un service de qualité au profit et à l’honneur de la nation congolaise.

Nous constatons aussi que le MINAFFECI n’est pas représenté à l’intérieur du pays. Il sera mieux de chercher à créer des services de ce dit ministère au niveau de chaque gouvernorat de nos provinces. 

 

CONCLUSION

 

La diplomatie telle que pratiquée avec nos partenaires étrangers est fonction de la bonne organisation du gouvernement du pays. Le MINAFFECI étant par excellence, l’organe gouvernemental permettant d’appliquer la politique du pays à l’étranger et de gérer les politiques extérieures à l’intérieure du pays, c’est un domaine qui relève de la souveraineté de l’Etat, de la compétence de l’Etat.

 

Nous avons porté notre choix  sur ce ministère où nous

étions affectés à la direction du Protocole d’Etat puisque les matières réservées  à cette administration correspondent effectivement à notre formation d’internationaliste et précisément en tant qu’expert des questions de la politique internationale. Notre passage, dans ce lieu, nous a ouvert davantage l’esprit, nous a aidés à apprendre des connaissances pratiques et à recueillir des informations relatives à la façon dont le gouvernement congolais conçoit sa politique à l’égard de l’étranger et à la manière dont il gère les puissances étrangères représentées en République Démocratique du Congo.

 

En dernier lieu notre parcours dans ce Ministère, nous a beaucoup édifiés. C’est à partir de ce stage que nous pouvons nous assurer d’avoir reçu un bagage et d’avoir palpé les réalités  telles que vécues dans la vie professionnelle et d’avoir été initié et préparé à devenir agent dans cette administration ou dans des organismes similaires. C’est plutôt pour nous le début de notre carrière professionnelle qui sera, nous le croyons, une réussite.

 

Nous souhaitons nos vœux et remercions beaucoup nos encadreurs qui ont bien voulu partager leur expérience avec nous, nous guidant avec finesse pendant notre apprentissage. Ils ont été au delà de nos caprices et faiblesses en nous répétant chaque fois ce qu’on avant à saisir difficilement.

Que notre rapport de stage soit un objet qui va attirer l’attention de nos autorités, des agents de l’Etat, et des chercheurs.                                 

  

 

 

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